Kā sagatavoties eSapulcei?

Prezentāciju meistars Kristaps Pētersons dalās ar ieteikumiem, kā vislabāk sagatavoties eSapulcei gan tās vadītājam jeb saimniekam, gan dalībniekiem. Kristaps pastāsta vairākus svarīgus attālinātās komunikācijas etiķetes principus un labo praksi.

Kurš te ir saimnieks?

Lai eSapulce izdotos, tajā vispirms jābūt skaidram lomu sadalījumam. Un tas jāievēro vēl striktāk nekā klātienes sanāksmē: “Attālinātā komunikācijā bez skaidri nospraustām robežām un definētām lomām tiks radīts haoss, un sapulce labākajā gadījumā izvērtīsies par parastu čalošanu tiešsaistē,” uzskata Kristaps.

Galvenokārt pastāv divas lomas – sanāksmes saimnieks un sanāksmes dalībnieks. Parasti saimnieks ir tas, kurš visus aicina savā virtuālajā telpā vai izveido sapulces hipersaiti un rūpējas par to, lai dalībnieki ir piefiksējuši sapulci savos kalendāros un zina, kas tiks pārrunāts un kā sapulcei sagatavoties. Sapulces saimnieks kādu no dalībniekiem var deleģēt sanāksmi protokolēt vai ierakstīt.

Cik cilvēkus uzaicināt?

Ja uz klātienes sanāksmēm bieži vien sapulces saimnieks mēdz uzaicināt plašāku loku, lai visi būtu informēti un ikviens varētu izteikties, tad attālinātajā komunikācijā jāiesaista tikai tos cilvēkus, kuri patiešām ir nepieciešami, lai sapulce varētu notikt.

Kristaps uzsver: “Produktīva attālināta sapulce, kuras mērķis ir atskaite vai ziņošana, nav garāka par 20-30 minūtēm!” Turklāt, ja kāds dalībnieks sapulces laikā nav pateicis ne vārda, tas ir signāls, ka nepieciešams pārskatīt uzaicināto cilvēku loku.

Nepastāv viens noteikts optimālais sapulces dalībnieku skaits. Taču labs sapulces saimnieks rūpēsies, lai sapulcē ierodas tie cilvēki, kuriem tur patiešām ir jābūt. Neklātienes sapulcēs dalībnieku skaita ierobežojumus var noteikt platforma, kurā videokonference tiek organizēta.

Saimnieks ierodas pirmais

Labs saimnieks vienmēr ierodas sapulcē vismaz pāris minūtes agrāk par citiem. Testē skaņu, attēla kvalitāti un iespēju dalīties ar prezentāciju. Turklāt kādam no pirmajiem apmeklētājiem var pārjautāt, vai viņi saimnieku redz un dzird. Visiem to prasīt nav nepieciešams, tas lieki patērēs laiku. Taču labs saimnieks īsi un precīzi iepazīstinās ar sapulces noteikumiem – īpaši, ja tikšanās nav biežas un dalībnieki savstarpēji viens otru nepazīst.

Kas jādara sapulces dalībniekam?

Sapulces dalībniekam ir pienākums ierasties sagatavotam. Tas nozīmē arī to, ka pirms sapulces ir jāpārbauda savu mikrofonu un skaņas iekārtas. Dažas platformas pirms pievienošanās sapulcei piedāvā tehniskos testus. Kristaps iesaka tos izmantot pat tad, ja iepriekš viss ir bijis kārtībā.

Ja dalībnieks, pievienojoties sapulcei, kaut ko nevarēs dzirdēt vai redzēt, tad viņam ir jāpieņem, ka tā ir viņa, nevis sapulces saimnieka problēma, jo saimnieks pirms sapulces būs pārliecinājies, ka viss strādā.

Ja nerunā, izslēdz mikrofonu!

Sapulces laikā dalībnieki savus mikrofonus izslēdz. Mikrofonu ieslēdz tikai tad, ja tiek dots vārds. Vārdu dod sapulces vadītājs vai kāds no dalībniekiem. eSapulcē nepieciešams ievērot striktu hierarhiju, citādi var izcelties haoss – dalībnieki runās reizē un neviens neko nesapratīs.

Sapulces dalībnieks var prasīt vārdu, paceļot roku, norādot to čatā vai izmantojot dažās platformās iebūvēto signalizēšanas funkciju. Labs un adekvāts reaģēšanas laiks no brīža, kad sapulces saimnieks dod vārdu dalībniekam, līdz brīdim, kad dalībnieks ieslēdz savu mikrofonu, ir piecas sekundes. Ja šī pauze ir garāka, tad visiem iesaistītajiem ir pamats domāt, ka dalībnieks sanāksmei neseko līdzi un paralēli nodarbojas ar citām lietām.

Iepazīstina saimnieks

Sākot sapulci, labs saimnieks nenosauc vārdā klātesošos sapulces dalībniekus un lieki netērē sapulces laiku, jo dalībniekus var redzēt un, visticamāk, visi jau ir pazīstami. Izņēmums ir gadījumos, ja sapulcei pievienojas kāds dalībniekiem nepazīstams cilvēks.

Nekādā gadījumā nevajadzētu tērēt sapulces laiku, ļaujot katram dalībniekam iepazīstināt ar sevi. Saimnieks nespēs kontrolēt to, cik katrs no dalībniekiem gari un plaši izteiksies. Tāpēc, ja nepieciešams, saimnieks pats var pāris teikumos ar dalībniekiem iepazīstināt.

eSapulce sākas noteiktajā laikā

Sapulces sākums ir iepriekš noteiktajā laikā, nevis brīdī, kad ir sanākuši visi dalībnieki. Mums ir jāciena citu cilvēku laiks. Savukārt, ja saimnieks sāks sapulci vēlāk, gaidot visus dalībniekus, klātesošajiem var rasties priekšstats, ka tematus varēja pārrunāt arī īsākā laika posmā un nebija nepieciešams ieplānot tik garu sapulci.

Kā sākt?

eSapulces saimnieks parasti sāk ar īsu sasveicināšanos, iepazīstina ar darba plānu un pārrunājamo tematu. Tā kā efektīvas attālinātas sapulces nav garākas par pusstundu, saimnieka pienākums ir izvērtēt, cik tematus kvalitatīvi var šādā laikā izskatīt.

Uzmanības noturēšanas un produktivitātes vārdā pārrunājamiem tematiem ir jābūt strukturētiem un kodolīgi noformulētiem. Ideāla ir tāda sapulce, kurā viens runātājs nerunā vairāk par par divām minūtēm, dodot vārdu arī citiem. “Tādā gadījumā neviena no iesaistītajām pusēm nezaudē uzmanību, jo, pirmkārt, dinamiska saruna paģēr sekošanu līdzi, otrkārt, pastāv iespēja, ka kuru katru brīdi es tikšu uzrunāts un man būs jāsniedz atbilde,” skaidro Kristaps.

Ko darīt, ja jāstāsta ilgāk?

Protams, nav nekas slikts, ja prezentācija vai temata izklāsts ir garāks par divām minūtēm, taču tad ir jārēķinās ar to, ka auditorijas uzmanība jānotur ar izteiksmīgiem vizuāliem materiāliem vai jāpaļaujas uz savu harismu.

Parasti garākas sanāksmes un ilgāka runāšana ir pieļaujama un pat vēlama gadījumos, kad notiek prāta vētras, nevis parastas atskaites un ziņošanas. Taču arī garākās sapulcēs nepieciešama struktūra un disciplīna.

Nākamajos video un bloga ierakstos par eSapulcēm Kristaps sola izstāstīt, kas jāņem vērā, lai runātāju varētu pēc iespējas labāk redzēt un dzirdēt. Varēs uzzināt arī to, kā strukturēt savus vēstījumus kodolīgi, lai noturētu neklātienes auditorijas uzmanību.

Avots: lmt.lv