Sociālo mediju lietošana darbā

Sociālo mediju attīstība ir būtiski mainījusi to, kā mēs sazināmies ne tikai brīvajā laikā, bet arī darbā. Tādi nosaukumi kā “LinkedIn”, “Facebook”, “Twitter”, “Instagram”, “Pinterest” ir kļuvuši par ikdienu. Sociālie mediji uzņēmējdarbībā piedāvā plašas iespējas – veicina sabiedriskās attiecības, iekšējo un ārējo komunikāciju, palīdz personāla atlasē un darbinieku izglītošanā. Kā izstrādāt uzņēmuma sociālo tīklu iekšējo kārtību?

Kāpēc uzņēmumam vajadzētu būt atrodamam sociālo mediju vidē?

Sociālie mediji piedāvā rīkus, kas palīdz nodrošināt informācijas apriti un komunikāciju uzņēmumā un ārpus tā. Šobrīd vislabāk pazīstamās platformas ir “Facebook”, “Twitter” un “LinkedIn”, bet sociālo mediju lomu var pildīt dažnedažādas interneta informācijas apmaiņas vietnes – forumi, podkāsti, attēlu, mūzikas un video kopīgošana, tērzēšanas platformas. Uzņēmumi no sociālajiem medijiem var gūt labumu dažādos veidos – vadīt sapulces, ģenerēt idejas, veikt aptaujas, dalīties ar labo praksi. Uzņēmuma vadītājs var rakstīt blogu, veidojot savu zīmolu vai ātri un efektīvi nododot informāciju visos uzņēmuma līmeņos, nerīkojot pārlieku daudz sapulču un ieekonomējot laiku.

Ja sociālo mediju tehnoloģijas izmanto pareizi, tās var būt neaizstājams palīgs komandas darba veicināšanā, darbinieku saliedēšanā un informācijas aprites sekmēšanā. Diskusijas ar jautājumiem un atbildēm – interneta forumi, satura koplietošana, piemēram, “Wikipedia” vai “Google Docs” –, kā arī satura radīšana ar atgriezeniskās saites iespēju – blogi. Tie ir tikai daži rīki, kurus sākot lietot var izrādīties, ka bez tiem vairs nav iespējama pilnvērtīga informācijas aprite uzņēmumā. Sociālie mediji nav tikai modes kliedziens, kas kādu dienu atbalsosies no pagātnes. Uzņēmumi, kas sociālos medijus neiekļauj savā biznesa stratēģijā jau tagad, riskē iedot saviem konkurentiem priekšrocību.

Praktiski jebkuru uzņēmumu mūsdienās var atrast sociālajos medijos – lai tā ir uzņēmuma vadītāja “Twitter” ziņu lente vai uzņēmuma korporatīvā lapa “Facebook” platformā. Arvien vairāk uzņēmumu sociālos medijus iekļauj stratēģiskās plānošanas procesā, paredzot tos izmantot personāla piesaistē, apmācībā un pārmaiņu vadībā. Pat politiskie spēki sociālos medijus iekļauj priekšvēlēšanu kampaņās kā būtisku atbalsta punktu.

Kā jau ar jebkuru rīku, arī sociālie mediji nav “viens izmērs – der visiem”. Atkarībā no izvēlētās platformas, komunikācijas veida un uzņēmuma vajadzībām ieguvumi no sociālajiem medijiem var atšķirties.

Ieguvumi, ko sniedz uzņēmuma sociālie tīkli:

atvieglo komunikāciju, atklāj un piegādā citkārt nepieejamu informāciju;
ļauj darbiniekiem apspriest idejas, publicēt jaunumus, uzdot jautājumus un dalīties ar informāciju;
piedāvā iespēju paplašināt biznesa kontaktus;
sasniedzot plašu auditoriju, paver iespēju piesaistīt uzņēmumam darbiniekus;
uzlabo biznesa reputāciju un ar minimālām reklāmas izmaksām paplašina klientu loku;
rada iespēju izpētīt tirgu, ērta komunikācija mārketinga kampaņās, ātri un vienkārši var piegādāt klientam nepieciešamo informāciju.

Daži piemēri sociālo mediju lietošanai biznesa vajadzībām

Personāla atlase

Lielākajā daļā uzņēmumu sociālie mediji tiek plaši lietoti darbinieku piesaistei.

Sociālais medijs var kalpot par informācijas piegādes aģentu precīzi definētam saņēmēju lokam, spožāko nozares talantu apzināšanai vai vienkārši darba piedāvājumu publicēšanai. Piemēram, darba devējs saviem sekotājiem var uzdot speciāli sagatavotus konkursa jautājumus vai uzdevumus, lai vēlāk sazinātos ar prasmīgākajiem atbilžu iesniedzējiem un piedāvātu kandidēt uz vakantu amatu uzņēmumā.

Darba devējs šādi var sasniegt pasīvos darba meklētājus, kuri šobrīd darbu nemeklē, bet nākotnē varētu būt ieinteresēti izskatīt kādu piedāvājumu. Darba devējs var arī izveidot speciālu lapu, kurā publicēt tikai noteiktas nozares darba piedāvājumus, piemēram, IT un telekomunikācijas, tādējādi piesaistot lapai precīzi mērķētu auditoriju. Regulāra un jēgpilna saziņa ar lapas sekotājiem nākotnē pavērtu iespēju daudz vienkāršāk aizpildīt kādu specifisku vakanci.

Darbinieku iesaistīšana

Darbinieki parasti jūtas vairāk iesaistīti, ja viņi ir informēti par procesiem uzņēmumā un ir uzklausīti no uzņēmuma vadības. Sociālie mediji darba devējiem rada iespēju izplatīt informāciju un vēlāk vērot darbinieku komentārus, sekojot līdzi viņu apmierinātībai.

Atsevišķi darba devēji “Facebook” korporatīvo lapu lieto tam, lai saviem darbiniekiem pastāstītu par uzņēmuma jaunumiem, un ir svarīgi, ka darbinieks uz to var nekavējoties reaģēt ar komentāru vai uzdot interesējošus jautājumus. Korporatīvo blogu vai video straumēšanas vietni var izmantot, lai iesaistītu sapulcēs darbiniekus no uzņēmuma pārstāvniecībām, kas atrodas dažādās valstīs. Sociālie mediji var būt neaizstājams palīgs, lai ātri izplatītu kādu informāciju visiem uzņēmuma darbiniekiem, ļaujot viņiem justies iesaistītiem un vienotiem – kā daļai no uzņēmuma un kopīgās misijas.

Ārējā komunikācija

Uzņēmumi var izmantot sociālos medijus, lai reklamētu savu preču zīmi. Daudziem uzņēmumiem ir savas digitālās vizītkartes “Facebook”, “LinkedIn” vai kādā citā lapā, kas saistīta ar nozari. Uzņēmumu vadītājiem bieži ir savi blogi vai “Twitter” konti, kurā tie izklāsta svarīgāko informāciju par uzņēmuma attīstību un vērtībām, kā arī jaunajiem produktiem.

Darbinieku izglītošana

Sociālie mediji radikāli maina veidu, kā uzņēmumos notiek darbinieku mācības. Tie palīdz darba devējiem nodrošināt vidi, kāda ir nepieciešama jaunās paaudzes darbiniekiem, proti, sadarboties un mācīties. Tas darbavietu padara par vidi, kurā darbinieki var nemitīgi mācīties cits no cita, nevis tikai īpaši organizētos kursos. Sociālie mediji nodrošina iespēju komunicēt ar darbinieku pirms mācībām, to laikā un pēc tām. Darba devējam ir jāmaina savs redzējums, kā noris mācības, jo to modeļi, kas paredz satura uzspiešanu un iedzīšanu darbinieku galvās, vairs nedarbosies brīvajā un uz sadarbību vērstajā sociālo mediju vidē.

Dalīšanās ar zināšanām un sadarbība

Sociālie mediji sniedz iespēju izplatīt darbiniekiem daudzpusīgo uzņēmuma pieredzi, kas ir uzkrāta gadu gaitā. Tā vietā, lai vērstos pēc palīdzības pie konsultantiem no malas, uzņēmums var ievākt zināšanu un pieredzes ražu un nodot to visiem saviem darbiniekiem, lietojot mikroblogošanas vietnes, “Wikipedia” vai mācību video.

Uzņēmuma iekšējais forums palīdz darbiniekiem sadarboties, dalīties ar idejām un pieredzi. Tā pati vietne var noderēt darbinieku izaugsmes un karjeras plānošanai, startēšanai iekšējos konkursos uz vakantajām darbavietām un daudz kam citam.

____________________________________________

Darba devēji var izvirzīt prasību publicēt informāciju sociālajos tīklos tikai ar vadības piekrišanu

____________________________________________

Sociālo mediju lietošanai darba laikā ir arī savas ēnas puses, tāpēc uzņēmumu vadītājiem pret to jāizturas piesardzīgi. Sociālie mediji var kļūt par pamatīgu laika zagli, un, ļaujot darbinieku sociālo tīklu lietošanai aiziet pašplūsmā, liela daļa darba laika var pazust “draugojoties” – tērzējot par lietām, kas nav saistītas ar darbu. Tāpēc daudzos uzņēmumos ir izveidoti sociālo mediju lietošanas noteikumi, kas ne tikai paredz darba laika produktīvu izmantošanu, – tajos tiek atrunāti arī uzņēmuma drošības un neizpaužamās informācijas jautājumi.

No kā uzņēmumam jāuzmanās?

Neņemot vērā biznesa ieguvumus, ko piedāvā sociālie mediji, tie var radīt uzņēmējam arī neērtas situācijas un pat raizes. Vienalga – sociālie mediji tiek izmantoti privātām vajadzībām vai darba devējs tos lieto kā biznesa instrumentu –, tie uzņēmumam var radīt arī nepatīkamus pārsteigumus, par kuriem vajadzētu laikus piedomāt un nodrošināties pret iespējamajiem apdraudējumiem.

Hakeri var izmantot vājās vietas drošības sistēmā un iedarbināt mēstuļu izsūtīšanu vai sarīkot vīrusu uzbrukumu.
Darbiniekiem ir iespēja iekrist krāpnieku izliktajos slazdos (viltotas mājaslapas, kas izskatās kā oriģinālās, vai viltus e-pasti). Tādējādi neviļus var tikt nopludināti dati un identitātes, var pat tikt apdraudēta visa datortīkla drošība.
Potenciāli negatīvi komentāri par uzņēmumu no neapmierinātu klientu puses vai pat negatīvi komentāri no pašiem uzņēmuma darbiniekiem.
Likumpārkāpumi, kas rodas, darbiniekiem nemākulīgi lietojot sociālo mediju vidi, var novest uzņēmumu līdz pat tiesvedībai.

Strauji augošā sociālo mediju popularitāte nāk komplektā ar zināmiem riskiem. Darbiniekam lietojot sociālo mediju vietnes kā privātiem, tā arī biznesa mērķiem, ir iespēja pavērt durvis uz apslēptiem draudiem.

Kiberuzbrukumi

Darbinieki var nebūt pietiekami informēti, kādas sekas var radīt viņu neapdomīgā rīcība uzņēmuma drošībai. Apmeklējot sociālo tīklu lapas no darba datora, pastāv iespēja ielaist uzņēmuma datortīklā nevēlamas izsekošanas vai reklāmas programmas – vīrusus. Šādas programmas ir speciāli veidotas, lai zagtu informāciju, kontrolētu vai pat bojātu datoru. Uzņēmuma datoros “iedēstītās” programmas vēlāk var palīdzēt hakeriem zagt personīgos datus un citu informāciju.

Uzņēmumam ir jāizglīto savi darbinieki par to, kā lejupielādēta lietotne vai pat vienkārša klikšķināšana uz iesūtītas hipersaites var inficēt datoru un pat visu datortīklu.

Konfidenciālas informācijas izpaušana

Lielākās bažas, ko rada sociālie tīkli, ir tas, ka tie cilvēkus iedrošina un motivē dalīties ar personīgu informāciju. Pat paši piesardzīgākie lietotāji ar labiem nolūkiem var padalīties ar informāciju, kuru izpaust nevajadzētu. Tas pats attiecas uz to, kas tiek publicēts uzņēmuma sociālo tīklu lapā.

Uzņēmumi, kas uztur savu oficiālo “Twitter” ziņu lenti vai korporatīvo “Facebook” lapu, vēlas panākt atpazīstamību sabiedrībā – galvenais mērķis ir piesaistīt iespējami vairāk sekotāju. Taču jābūt ļoti piesardzīgiem. Ierakstu publicēšana bieži tiek uzticēta kādam darbiniekam vai pat vairākiem vienlaikus, un te var sākties nepatikšanas. Darbinieks, pats to negribot, var publicēt konfidenciālu informāciju, kuru savā labā var izmantot uzņēmuma konkurenti, vai pārkāpt kādus citus noteikumus un pat likumu. Tāpēc tas cilvēks, kam ir uzticēts šāds pienākums, būtu rūpīgi jāinstruē un sākumā jāseko līdzi viņa darbībām, lai pārliecinātos, ka viss ir saprasts un tiek darīts pareizi.

Nepatiesa informācija un tenku radīšana

Tenkas vai nepatiesa informācija internetā ir tik izplatītas, ka tas jau ir ierasts, – gandrīz visa informācija jāpārbauda no vairākiem avotiem, pirms tai var pilnībā uzticēties. Bet vēl sliktāk, ja darbinieks publiskajā telpā sāk neglaimojoši izteikties par kādu kolēģi vai vadītāju. Parādoties šādiem ierakstiem, ir jāreaģē nekavējoties, bet reakcijai nevajadzētu nākt no vadītāja, bet gan no personāla vadītāja, jo “tenka” var izrādīties pamatota sūdzība un norādīt uz kādu problēmu uzņēmumā.

Lai izvairītos no kļūdām un nepatīkamiem atgadījumiem sociālajos tīklos, uzņēmumam jāizstrādā konkrēta kārtība un noteikumi.

Uzņēmuma sociālo mediju iekšējās kārtības vadlīnijas

Formāla sociālo mediju lietošanas kārtība uzņēmumā ir obligāta. Darba devējam ir tiesības ierobežot sociālo mediju lietošanu no darba datora un bloķēt iespēju piekļūt sociālajiem tīkliem, bet šāda pieeja noteikti nesasniegs labākos rezultātus. Tomēr, ja darba devējs ir nolēmis saviem darbiniekiem ļaut piekļūt sociālajiem medijiem no darba datora, noteikti jābūt precīzi definētiem sociālo mediju lietošanas kārtības noteikumiem, lai preventīvi novērstu jebkādas nepatīkamas sekas.

Galvenais, kas būtu jāiekļauj sociālo mediju lietošanas noteikumos:

jādefinē, ko uzņēmumā nozīmē un saprot ar vārdu “sociālie tīkli”;
vienkārši un saprotamā valodā jāpaskaidro darbiniekiem lietošanas noteikumu mērķi;
jāizskaidro ieguvumi, kurus piedāvā sociālo tīklu lietošanas noteikumi;
jānodrošina vienkārši saprotama informācija darbiniekam par sociālo mediju lietošanu;
jāinformē par likumu neievērošanas sekām;
jāizskaidro patentētas un konfidenciālas informācijas noplūšanas sekas;
jādefinē uzvedības normas, kuras jāievēro publiskajā telpā;
jāizskaidro vadlīnijas, kas jāņem vērā, lietojot sociālos medijus, lai tās būtu pieņemamas uzņēmumam, darbiniekiem un klientiem. Atsevišķi darba devēji var izvirzīt prasību publicēt informāciju sociālajos tīklos tikai ar vadības piekrišanu;
jāiepazīstina ar disciplināriem mēriem, kādi tiks pieņemti pret darbinieku, ja tas pārkāps sociālo mediju lietošanas noteikumus.
objektīvi jāizvērtē informācija un jāapsver nepieciešamība publiskot informāciju, saskaņot to ar vadību;
jāvienojas par uzņēmuma tēlu sociālajos tīklos.