Kā atgriezties darbā klātienē?

Pēc Valsts prezidenta paziņojuma, ka valsts pārvaldē darbs klātienē būtu jāatjauno pēc iespējas ātrāk, aktualizējies jautājums – kā šo pāreju organizēt tā, lai nezaudētu darbinieku motivāciju, saglabātu darba efektivitāti un vienlaikus respektētu mūsdienīgas darba vides attīstību?

Valsts prezidents uzsver klātienes darba nozīmi, īpaši valsts pārvaldē, kur būtiska ir sadarbība, dokumentu aprite, drošība un arī sabiedrības uzticēšanās pārvaldes institūcijām. Klātienes vide veicina spontānu ideju apmaiņu, ātrāku lēmumu pieņemšanu, stiprina kolektīvo identitāti un sekmē atbildības sajūtu.

Taču realitāte ir sarežģītāka. Daudzi darbinieki ir pieraduši pie elastīguma, dzīves kvalitāte ir uzlabojusies, strādājot no mājām, un darba rezultāti daudzos gadījumos nav cietuši. Līdz ar to rodas dabisks jautājums – kāpēc mainīt to, kas , šķiet, darbojas?

Kad attālinātais darbs ir ieteicams, bet kad – nevēlams?

Attālinātais darbs nav universāls risinājums – tas var būt lieliski piemērots vienam un pilnīgi nederīgs citam. Gan profesija, gan darbinieka individuālās īpašības būtiski ietekmē, vai attālinātais darbs būs efektīvs.

Attālinātais darbs ir ieteicams, ja:

darba specifika ir individuāla, analītiska vai tehniska, piemēram, programmētāji, tulkotāji, datu analītiķi, grāmatveži, juristi, dizaineri;
darbs nav cieši saistīts ar klientu apkalpošanu klātienē vai fizisku dokumentu apstrādi;
darbiniekam piemīt augsta pašdisciplīna un mērķtiecība;
ir iespējams objektīvi izmērīt darba rezultātus;
darbiniekam ir piemēroti darba apstākļi mājās – klusa vide, ātrs internets, ergonomiska darba vieta.

Attālinātais darbs ir nevēlams un pat neiespējams, ja:

darbs prasa klātbūtni uz vietas vai fizisku saskarsmi, piemēram, medmāsas, būvniecības inženieri, laboranti, arhīvu darbinieki;
nepieciešama bieža un spontāna komandas sadarbība vai klientu apkalpošana klātienē;
darbiniekam ir zema pašmotivācija, grūtības plānot laiku vai viņš mēdz prokrastinēt;
ir ierobežoti mājas apstākļi (mazi bērni, traucējoši faktori, koplietošanas telpas);
pastāv drošības riski, piemēram, konfidenciāli dati, kurus nedrīkst apstrādāt ārpus iestādes telpām.

Kā darbinieka temperaments un rakstura iezīmes ietekmē attālināta darba piemērotību?

Kas vadītājam jāņem vērā, vadot attālinātu komandu?

Attālinātā darba vadība prasa citus uzsvarus nekā klātienes darba vadīšana. Svarīgi:

izvirzīt skaidrus uzdevumus un izmērāmus rezultātus. Nav svarīgi, cik stundas cilvēks pavada pie datora – svarīgi, kas ir izdarīts. Vadītājam jāskaidro mērķi, sagaidāmais rezultāts un termiņi. Vajadzētu izvairīties no mikrovadības;
regulāri komunicēt. Lai uzturētu vienotību un darba virzību, svarīgi noteikt regulāras komandas sanāksmes (piemēram, pirmdienu rītos); rīkot individuālās tikšanās reizes vismaz reizi mēnesī un uzturēt ikdienas saziņu (tērzētavas, e-pasta ziņojumi, projektu pārvaldības platformas);
uzticēties un veicināt atbildības sajūtu. Vadītājs nedrīkst radīt darbiniekam sajūtu, ka jāatskaitās par katru minūti. Uzticēšanās veicina atbildības sajūtu, turklāt, ja darbinieki jūt, ka vadība uzticas, viņi arī vairāk iesaistās un cenšas;
veidot sociālās saites un piederības sajūtu. Jāmeklē veidi, kā noturēt “komandas sajūtu” arī attālināti – kopīgas neformālas kafijas pauzes tiešsaistē, kopīgi pasākumi reizi mēnesī klātienē, darba spēles vai izaicinājumi;
nodrošināt tehnisko aprīkojumu. Vadītājam jāpārliecinās, ka katram darbiniekam ir drošs dators un labs interneta savienojums, piekļuve nepieciešamajiem dokumentiem un sistēmām;
nodrošināt psiholoģisko atbalstu. Strādājot attālināti, darbiniekiem nereti izplūst robežas starp darbu un personīgo dzīvi. Vadītājs var palīdzēt, uzsverot darba laika ievērošanu, atgādinot par atpūtu, iesakot pauzes, kā arī atzīstot sasniegumus, lai darbinieks nejūtas aizmirsts.

Galvenie izaicinājumi darba devējiem

Atgriešanās klātienē nav vienkārša lēmuma īstenošana. Darba devējam jāņem vērā vairāki riski:

darbinieku pretestība un motivācijas kritums;

Lielākā daļa darbinieku, kas strādājuši attālināti ilgstoši, ir pielāgojuši savu dzīvesveidu, piemēram, pārcēlušies uz dzīvi ārpus pilsētas vai saskaņojuši ar ģimeni bērnu aprūpes jautājumus. Pēkšņa prasība būt klāt birojā var radīt ne tikai neapmierinātību, bet arī stresu, trauksmi vai pat vēlmi mainīt darbavietu.

juridiskie riski;

Darba likumā paredzēts, ka darba līgums nosaka gan darba vietu, gan pienākumus. Ja līgumā noteikts darbs klātienē, tad darba devējam formāli ir tiesības pieprasīt klātbūtni. Taču, ja darbiniekam iepriekš atļauts ilgstoši strādāt attālināti un tas kļuvis par ierastu praksi, strīdu gadījumā tas var kalpot par pierādījumu, ka šāda forma ir “pieņemta kārtība”, ko nevar tā vienkārši mainīt.

produktivitātes un darba kultūras risks.

Pārejas periods var būt haotisks – gan vadībai, gan darbiniekiem ir jāpielāgojas jaunajam režīmam. Nepietiekami pārdomāts process var novest pie efektivitātes krituma.

Kā šo procesu organizēt veiksmīgi?

Lai pāreja uz darbu klātienē būtu veiksmīga, svarīgi ir sagatavoties, organizēt pāreju pa posmiem, nodrošināt atbalsta mehānismus, kā arī sagatavot vadītājus.

Sagatavošanās un iekšējā komunikācija

Neatkarīgi no tā, vai atgriešanās tiek plānota pakāpeniski vai vienā dienā – galvenais ir skaidra, caurskatāma un cilvēcīga komunikācija. Vadītājiem būtu jāinformē par iemesliem, termiņiem un sagaidāmajiem ieguvumiem. Jo vairāk darbinieki jūtas uzklausīti, jo lielāka būs viņu iesaiste.

Var rīkot atklātas diskusijas, aptaujas, izveidot mērķa grupas, iesaistot darbiniekus lēmuma tapšanas procesā.

Pāreja pa posmiem

Pārejas periodā vēlams ieviest hibrīda modeli, piemēram, sākotnēji birojā jāstrādā 2–3 dienas nedēļā. Tas ļaus darbiniekiem pierast pie jaunas rutīnas, kā arī dos laiku sakārtot personiskos jautājumus.

Praktiski to var īstenot, vienojoties par fiksētām “komandas dienām”, kad visi strādā birojā, un pārējā laikā ļaut strādāt elastīgi.

Atbalsta mehānismi

Svarīgi palīdzēt darbiniekiem atgriezties birojā, ne tikai noteikt to kā prasību. Darba devēji var nodrošināt:

transporta izdevumu kompensāciju;
elastīgu darba laiku (piemēram, darba dienu var sākt līdz plkst. 10.00, nevis 8.00);
psiholoģisko atbalstu (īpaši svarīgi tiem, kam socializācija sagādā grūtības);
biroja vidi, kas ir pievilcīga un ergonomiska.

Vadītāju sagatavošana

Vadītājiem jāapzinās, ka darbinieku reakcija uz jauno kārtību būs dažāda. Jāattīsta empātijas, sarunu vešanas un pārliecināšanas prasmes. Vienlaikus jāspēj ieturēt līdzsvars starp empātiju un uzņēmuma vajadzībām.

Vai darbinieku var atlaist, ja viņš atsakās strādāt klātienē?

Tas ir juridiski sensitīvs jautājums. Ja darba līgumā nav paredzēts attālināts darbs un darba devējs pieprasa klātienes darbu, tad darbiniekam formāli būtu jāpakļaujas. Tomēr:

ja attālinātais darbs bijis ilgstoši pieņemts bez iebildumiem, tas var radīt tiesisku precedentu;
ja darbiniekam ir objektīvi iemesli (piemēram, veselības stāvoklis), atlaišana var tikt atzīta par nepamatotu.

Labā prakse būtu rast kompromisu, nevis uzreiz draudēt ar atlaišanu.

Kā motivēt darbiniekus atgriezties?

Lai motivētu darbiniekus atgriezties darbā klātienē, nereti pietiek vien ar pāris saprotošām un atbalstošām darbībām, piemēram, fokusēšanos nevis uz pienākumiem, bet ieguvumiem (“Birojā būs iespēja ātrāk atrisināt lietas”, “Kopīgi veidosim labāku komandas garu” vai “Organizēsim neformālus pasākumus, lai veidotu kolektīvu”).

Tāpat nav jēgas teikt, ka attālinātais darbs “nedarbojās”, ja darbinieki līdz šim ir veiksmīgi strādājuši no mājām. Tā vietā ir svarīgi atzīt viņu ieguldījumu un skaidrot, ka šobrīd uzņēmuma vajadzības prasa citu pieeju.

Un, protams, nedrīkst aizmirst par biroju. Ja tas kļūs par vietu, kur ir patīkami būt – draudzīgi kolēģi, garda kafija un atbalstoša vadība, – tad atgriešanās notiks dabiski.

Praktiski piemēri

Apskatīsim vairākus reālās dzīves piemērus, kā motivēt konkrētu darbinieku strādāt klātienē.

Māmiņa, kura strādā no mājām

Ilze, valsts pārvaldes darbiniece, attālināti strādājusi divus gadus. Viņa ir divu bērnu māte; bērnudārzs, kuru apmeklē bērni, atrodas ārpus pilsētas. Pāreja uz klātienes darbu nozīmē papildu divas stundas dienā ceļā.

Ilzei var piedāvāt hibrīda modeli – klātienē jāstrādā divas dienas nedēļā, pārējā laikā – attālināti. Turklāt viņai ļauts sākt darbu plkst. 10.00.

Ietiepīgais informācijas tehnoloģiju speciālists

Jānis, informācijas tehnoloģiju drošības eksperts, atsakās atgriezties birojā. Viņš dzīvo laukos un paziņo, ka ir gatavs atteikties no darba, ja viņu spiedīs būt Rīgā.

Pēc sarunas ar vadību un izvērtējot Jāņa lomu, var nolemt, ka viņa gadījumā var piemērot ilgtermiņa attālināto darbu, nosakot regulāras klātienes tikšanās projektos vai stratēģiskās sapulcēs.

Jauna komanda ar vāju saikni

Izveidota jauna nodaļa, kuras darbinieki nekad nav tikušies. Darbs attālināti ir bijis haotisks, bez skaidras vadības.

Šajā gadījumā var ieviest principu “komandas pirmdiena” – visi strādā klātienē vienā dienā. Tiek rīkotas kopīgas brokastis un neformālas aktivitātes. Izmantojot šo metodi, jau pēc mēneša uzlabojas komunikācija un projektos vairs nav pārrāvumu.

Atgriešanās klātienē ir izaicinājums, bet arī iespēja – stiprināt kolektīvu, pārskatīt darba procesus un veidot jaunu, mūsdienīgu darba kultūru. Svarīgākais ir darīt to gudri – nevis ar pavēli, bet ar sapratni un dialogu.

Lai cik loģisks šķistu klātienes darba formāts, tas jāievieš, ņemot vērā mūsdienu realitāti un cilvēku vajadzības. Tieši šeit slēpjas īstā vadības māksla.

Raksta autors: