Neformālā komunikācija darba laikā

Neformālā komunikācija uzņēmumā ir informācijas apmaiņa, kas plūst brīvi kā upe un tās virzību nevar un arī nevajag kontrolēt. Neformālas sarunas kolektīvā ne tikai uzlabo mikroklimatu uzņēmumā, bet arī veicina informācijas apmaiņu un pat ideju ģenerēšanu. Tas ir ātrs, dabisks un spontāns komunikācijas veids. Kādas priekšrocības iegūst uzņēmums, uzturot neformālo komunikāciju darba laikā?

Neformālā komunikācija dabiski atspoguļo darbinieku un uzņēmuma aktualitātes, neatstājot malā arī personīgus un ar darbu nesaistītus jautājumus. Trūkums ir, ka tā parasti aptver ļoti plašu tematu loku un netiek fiksēta uz papīra, – vēlāk ir grūti atgriezties pie kādām noderīgām atziņām un turpināt tās attīstīt.

Turpretī formālā komunikācija notiek pa iepriekš definētiem informācijas apmaiņas kanāliem un rēķinoties ar uzņēmuma hierarhijas struktūru – parasti tā notiek no augšas uz leju.

Neformālo komunikāciju var iedalīt:

individuāla komunikācija – kad komunikācija notiek “aci pret aci” divatā.
tērzēšana grupā – bieži sastopama neformāla komunikācija grupā, kad katrs iesaistītais piedalās kādas tēmas kolektīvā apspriešanā.
tenku ķēdīte – kad ziņu padod tālāk nākamajam, līdz tā apceļo visu uzņēmumu. Šādi var veidoties arī grupas viedoklis, turklāt katrs nākamais var pievienot ziņai nelielu interpretāciju, tādējādi informāciju būtiski sagrozot, savukārt atsevišķi darbinieki var palikt vispār neinformēti.
grupas komunikācija – kad viena persona nodod informāciju darbinieku grupai, kas tālāk to atreferē pārējam kolektīvam.

Vai neformālā komunikācija uzņēmumā ir laba prakse?

Dažkārt tiek uzskatīts, ka neformālā komunikācija ir nevajadzīgs laika zaglis un darba laikā tā būtu jāizskauž. Tam varētu piekrist un nepiekrist – atkarībā no tā, cik tas ietekmē darba produktivitāti attiecīgajā uzņēmumā.

Neformālā komunikācija veicina kolektīvā veselīgu mikroklimatu. Tā veido labvēlīgu gaisotni un draudzīgas attiecības, tādējādi sekmējot darbu komandā un stiprinot darbinieku lojalitāti uzņēmumam. Ikviens darbinieks ar kolēģiem kopā pavada dienas lielāko daļu, un labvēlīgs mikroklimats ir ne mazāk svarīgs kā brīvajā laikā ģimene.

Var šķist, ka neformālā komunikācija ir tikai par personīgiem jautājumiem, bet šādā saskarsmē atklājas tas, kas darbiniekiem patiešām ir svarīgs. Ja darbinieki ir motivēti un tiem patiesi rūp uzņēmuma biznesa rezultāti, tad arī neformālās saskarsmes situācijās galvenā apspriestā tēma būs par darbu – tiks risinātas problemātiskās situācijas un ģenerētas jaunas idejas. Tieši neformālā komunikācija var radīt inovācijas uzņēmumā, jo šādā gaisotnē atraisās radošā domāšana.

Arī vadītājam, lai tuvinātos saviem padotajiem un labāk izprastu viņu vajadzības, ieteicams pēc iespējas iesaistīties neformālā saskarsmē ar saviem padotajiem. Pat atskaites par darba rezultātiem ir daudz tīkamākas neformālā gaisotnē.

__________________________________________________________________________

Var šķist, ka neformālā komunikācija ir tikai par personīgiem jautājumiem, bet šādā saskarsmē atklājas tas, kas darbiniekiem patiešām ir svarīgs

__________________________________________________________________________

Drīzāk trauksmes zvans vadītājam būtu tad, ja uzņēmumā šādas komunikācijas būtu ļoti maz vai tā nepastāvētu vispār. Tas varētu norādīt uz kādu samilzušu problēmu vai nesaskaņām kolektīvā, negatīvā līdera ietekmi vai arī pārlieku stingru disciplīnu un ierobežojumiem uzņēmumā.

Katrā uzņēmumā ir savs nepieciešamais disciplīnas līmenis – samērīgs un visiem saprotams –, un tas atkarīgs no tā darbības jomas, piemēram, glābšanas dienests, banka vai aviācija. Tomēr atsevišķos gadījumos nevajadzīgi stingra disciplīna ir vadītāja kompetences trūkuma vai personīgo ambīciju sekas. Ja no darbiniekiem tiek prasīta pārmērīga un nepamatoti stingra disciplīna, tas var negatīvi ietekmēt darba rezultātus un pat veicināt kadru mainību uzņēmumā. Ideālā gadījumā vadītājs papildu uzņēmumā pieņemtajiem iekšējās kārtības noteikumiem disciplinē katru darbinieku individuāli, jo viņu atbildīgums, darba pieredze un darba motivācija atšķiras.

Kur var neformāli komunicēt?

Lietotnē

Mūsdienās uzņēmumā arvien populārāka kļūst neformāla saskarsme, izmantojot kādu saziņas lietotni, piemēram, “WhatsApp”. Šāda komunikācija ir ērti pieejama jebkuram darbiniekam un jebkurā situācijā. Tas arī bieži palīdz operatīvi risināt kādu sarežģītu situāciju kopīgiem spēkiem.

Sazināšanās lietotnē mūsdienās ir kļuvusi pašsaprotama, un, ja kolektīvā nav izveidota saziņas grupa, tas var liecināt par neformālās saziņas nepieciešamības trūkumu. Vai šādā kolektīva “čatiņā” tiek iekļauts arī vadītājs, atkarīgs no tā, vai viņš spējis iekļūt kolektīva “sirdī” un darbiniekiem no vadītāja nav noslēpumu. Daudzos uzņēmumos grupas saziņa notiek arī nepieciešamības dēļ – lai operatīvi apkalpotu klientus, salāgotu darbības un uzņēmums strādātu vienotā pulsā. Jāpiebilst, uzņēmumos, kuros šāda operatīva saziņa ir nepieciešama darba vajadzībām, tam parasti ir izveidots speciāli pielāgots klientu apkalpošanas CRM (Customer relationship management) rīks.

Spontāni

Tas notiek, satiekoties ar kolēģiem birojā vai arī uzsākot sarunu ar kolēģiem, kas strādā vienā telpā.

Sapulcēs varētu būt liels kārdinājums uzsākt spontānu komunikāciju, jo īpaši, kad satiek kolēģus no citiem kabinetiem vai departamentiem. Tomēr šajā gadījumā produktīvāk ir sekot sapulces protokolam un uzklausīt tās vadītāju vai oratoru, citādi sapulce kļūs par nelietderīgu laika kavēkli un nesasniegs tās mērķi. Spontānu neformālu komunikāciju labāk pietaupīt virtuvei – pie pusdienām vai krūzes kafijas.

Pusdienlaikā

Ir labi, ja vadītājs kaut reizi nedēļā var piedalīties kopīgās pusdienās ar saviem darbiniekiem. Tas veido ģimenisku gaisotni, kur vecāki (vadītājs) sēž pie galda ar bērniem (darbiniekiem). Tā ir iespēja starp vadību un darbiniekiem mazināt plaisu, kāda nereti veidojas kolektīvā, un izrunāt jautājumus, ar kuriem darbiniekam nepietiek drosmes vērsties pie vadītāja un apspriest kabinetā.

Noderīgi ir arī vismaz reizi mēnesī sarīkot kopīgas vakariņas vai boulinga apmeklējumu – tas ne tikai saliedē kolektīvu, bet arī ļauj tuvāk iepazīt citam citu personīgi un, piemēram, uzņemt kolektīvā jaunu darbinieku.

Ja kopīgās pusdienās sarunas neraisās, tas varētu liecināt par neveselīgu mikroklimatu, nesaskaņām kolektīvā vai līdera negatīvo ietekmi uzņēmumā. Iespējams, pie galda atrodas cilvēki no dažādiem departamentiem, viņiem īsti nav, par ko runāt, – nav savstarpēji pazīstami. Katrā ziņā kopīga pusdienošana var kausēt ledu un palīdzēt aiz profesionālās maskas sajust kolēģa cilvēcību. Sarunas uzsākšanai parasti ir vairāk iemeslu nekā neuzsākšanai. Protams, ir arī tabu temati, kā politiskā pārliecība, reliģija vai attieksme pret Covid-19 vakcīnām. Jebkurš temats, kas sarunbiedram var izraisīt negatīvas emocijas vai aizskart, nav vēlams.

Kad ievērot lietišķās saskarsmes stilu?

Vispirms jārēķinās ar uzņēmuma darbības jomu – pilnīgi atšķirīgas komunikācijas prasības ir radošajā aģentūrā, celtniecības uzņēmumā vai bankā. Tomēr neformālai komunikācijai parasti jāpaliek uzņēmuma “virtuvē” – to nedrīkst redzēt klients. Viņa acīs darbiniekiem jābūt lietišķiem un profesionāliem. Izņēmums ir, ja klients pats aicina uz neformālu saskarsmi, – uz to ir jāreaģē, bet komunikācijā jāsaglabā profesionālisms.

Arī sapulcēs un prezentācijās vajadzētu būt lietišķiem, jo neformāla pļāpāšana nojauc pasākuma plānu, traucē fiksēt svarīgu informāciju un sasniegt izvirzītos mērķus. Protams, arī šeit jāņem vērā situācija – ja sapulcē vai seminārā jārīko “prāta vētra” un jāģenerē idejas, saskarsmes formai jābūt pēc iespējas brīvai.