Sekmīga pienākumu deleģēšana

Pasaules ekonomikas okeānu pāršalkusī pandēmijas vētra ir jūtama ikvienā uzņēmumā, kad mainījušies darba apjomi, notikušas darbinieku skaita izmaiņas un pat uzņēmumu restrukturizācijas. Ir aktualizējies arī jautājums par pienākumu pārdali un deleģēšanu.

Definīcija: “Pienākumu deleģēšana ir atbildības un autoritātes uzticēšana kādu noteiktu aktivitāšu veikšanai vai specifiska mērķa sasniegšanai.”

Deleģēšanu nevajadzētu saprast kā kāda netīkama darba nokraušanu uz cita pleciem, bet gan kā iespēju atslogot vadītāju un ļaut darbiniekam gūt jaunas iemaņas – sagatavot darbinieku jaunam solim karjerā vai celt motivāciju un veicināt viņa iesaistīšanu uzņēmuma procesos.

Deleģēšanai ir jābūt individuāli pielāgotai katram darbiniekam, saskaņojot darba uzraudzīšanu un atskaitīšanos par paveikto, vadoties no viņa kompetences un motivācijas. Piemēram, ja darbinieks ir ar zemu motivāciju vai ar nelielu darba stāžu, toties labs eksperts savā amatā, viņam ir nepieciešams atbalsts un iedrošinājums, tajā pašā laikā ļaujot viņam brīvi izpausties profesionālajā jomā, prasot no viņa tikai atskaitīties par paveikto. Turpretī, ja darbinieks profesionālajā jomā ir iesācējs, bet viņam piemīt liels entuziasms un motivācija, ir vairāk laika jāvelta darbinieka apmācībai, jāuztur cieša atgriezeniskā saikne un regulāri jāpārrunā paveiktais.

Iegūst visi – pareizi organizēta deleģēšana var būt noderīgs rīks uzņēmējdarbībā:

Taupa vadītāja laiku.
Ļauj vadītājam vairāk laika veltīt savām prioritātēm.
Ļauj darbiniekiem gūt jaunas iemaņas un attīsta viņu kompetences.
Motivē darbiniekus, jo viņiem tiek uzticēti sarežģītāki un atbildīgāki uzdevumi.
Tas ir labs komandas attīstīšanas instruments, jo paplašina iemaņu spektru katrā deleģēšanas posmā.
Ilgtermiņa plānošanā deleģēšana palīdz apzināties darbinieku patieso potenciālu.

Ir jāatceras, ka:

Deleģēšana prasa laiku un personīgu ieguldījumu no vadītāja puses.
Atslogojot vadītāju no atsevišķiem pienākumiem, vadītājs tomēr netiek atbrīvots no atbildības par paveikto.
Var rasties sarežģījumi ar atbilstošiem personāla resursiem, laika vai darbinieku kompetences trūkumu komplicētāku uzdevumu deleģēšanai.

9 ieteikumi

1. Skaidri definē

Deleģējamais uzdevums ir unikāls vai arī tas ir darbinieku kopējās attīstības un iemaņu celšanas programmas sastāvdaļa? Vai darbinieks skaidri apzinās darāmā darba rezultātu un kā tas ietekmē mikroklimatu komandā?

Sadarbībā ar vadību un padotajiem, ir jāizstrādā atbildības robežas, lai būtu pilnīgi skaidrs:

Vai darbinieks pieņems lēmumu patstāvīgi – nekonsultējoties ar tevi.
Pieņems lēmumu un pēc tam atskaitīsies tev.
Pieņems lēmumu tikai pēc konsultēšanās ar tevi.

Neskaidri noteiktas atbildības robežas ir biežs iemesls nekārtībai un domstarpībām uzņēmumā.

2. Identificē uzdevumu

Kas ir tas, ko tu vēlies deleģēt un kas ir gala rezultāts – skaitļu vai personāla attīstības izteiksmē, ko tu vēlies sasniegt deleģējot? Tas tev kalpos par atskaites punktu, pieņemot lēmumu, ko tieši deleģēt.

Labāk deleģē visus pienākumus kopumā, nekā atsevišķas darba “drumstalas”. Kontrolējot procesu kopumā, darbinieks vienmēr būs gandarītāks par padarīto – tas kalpo par papildu stimulu personāla attīstībā un veicina darbinieka izpratni par darāmā darba kopainu.

3. Apzinies priekšrocības

Pārdomā, kādus tieši ieguvumus sniegs deleģēšana – kā tas palīdzēs:

tev;
darbiniekam;
komandai;
nodaļai;
firmai;
klientiem.

Apzinoties priekšrocības, būs vieglāk pārdot ideju par deleģēšanas nepieciešamību un iegūt darbinieku atbalstu.

Nodrošinies arī pret neveiksmēm:

Kas notiks, ja kaut kas noies greizi?
Kāds ir ļaunākais scenārijs komandai, firmai, klientam?
Kāda negatīva ietekme no tā var būt pašam darbiniekam?
Kurā brīdī tev pašam ir jāglābj situācija un jāiesaistās – jāatbalsta process?

4. Izvēlies, kam deleģēt

Atmet aizspriedumus – izvēlēties to, kuru jau esi izvēlējies iepriekš, ir pārāk vienkārši. Ar svaigu skatienu novērtē un izanalizē deleģējamo darbu un kādas iemaņas ir nepieciešamas, lai darbinieks sekmīgi tiktu galā ar uzdevumu.

Atbildi uz jautājumiem:

Vai darbiniekam ir jābūt uzticamam un ar lielu pieredzi?
Spējīgam uzņemties risku un ātri sasniegt rezultātu?
Vai tam ir jābūt kādam, kuram tas būs izaicinājums?
Vai tas būs kāds, kurš vienkārši iekļaus deleģēto darbu savu ikdienas darbu sarakstā, uztverot to kā rutīnu?

5. Rūpīgi izskaidro

Deleģēšana vislabāk darbojas tad, ja darbinieks, kurš uzņemas jauno pienākumu, pilnībā saprot, kas no viņa tiek gaidīts. No tā ir atkarīgs darbinieka entuziasms un motivācija, ar kādu viņš ķersies pie uzticētā uzdevuma.

Nereti tas prasa rūpīgu iedziļināšanos. Piemēram, ja deleģēta tiek atskaišu rakstīšana, tev var nākties skaidrot, kādā “formātā” ir jābūt nodotai informācijai, kādi argumenti un tēzes ir jāatspoguļo un pat jānorāda nepieciešamais lappušu skaits.

Rūpīgai izskaidrošanai atvēlētais laiks vēlāk ar uzviju atmaksāsies – izdiskutē termiņus, kuros ir jāiekļaujas, kādi resursi tam nepieciešami un kāds ir vēlamais rezultāts.

Atceries arī “pārdot” priekšrocības – ko no tā iegūs darbinieks un pārliecinies, vai viņš to darīs ar prieku. Izdibini darbinieka bažas vai šaubas, kas viņā mājo sakarā veicamo darbu un ņem tās vērā, izvirzot mērķus.

6. Esi pretimnākošs

Atvēli pietiekami daudz laika – vienojies par tikšanās laikiem, ja tas ir nepieciešams, apspriedies visa darba norises laikā.

Atceries, tu nevis vienkārši nokrauj darbu nastu uz saviem padotajiem, bet gan sadarbojies, lai būtu drošs par to, ka viņi priekšzīmīgi tiks galā ar uzticēto uzdevumu. Ja darbiniekiem rodas problēmas vai ir vajadzīgs atbalsts, esi atvērts konsultācijām un padomu sniegšanai.

7. Salāgo atbildības un autoritātes līmeni ar veicamo darbu

Ja deleģējamā darba veikšana paredz papildu autoritāti, pārliecinies, ka darbinieks uzņemsies pienākumus kopā ar varu, kas nepieciešama to pildīšanai un pārējie darbinieki to apzināsies un pieņems. Ja darba uzdevums paredz citu nodaļu iesaistīšanu, parūpējies, lai visi darbinieki būtu par to informēti un saprot, kas un ar kā pilnvarām notiek.

8. Ļauj vaļu!

Ļauj darbiniekam, kurš uzņemas deleģēto pienākumu, pašam izlemt, kā darbs būtu jāveic pareizāk. Atceries, ka tu esi tikai deleģējis uzdevumu – necenties noteikt, kā tieši tas būtu veicams. Kolīdz esi nodrošinājis darbinieku ar nepieciešamajiem resursiem, paej malā un neiejaucies, bet esi pieejams un atsaucīgs, ja rodas tāda nepieciešamība.

9. Saņem atgriezenisko saiti un izvērtē

Pieprasi atskaiti par paveikto, lai pārliecinātos par darba kvalitāti. Ieguvumus vērtē no diviem aspektiem – darba rezultāts un personāla attīstība. Izanalizē katru kļūdu un identificē visu, kas nākamreiz būtu jāpaveic labāk, atzīmējot to gan sev, gan darbiniekam, kuram tika uzticēts darbs.

Atceries!