Sapulce – kārtējais laika kavēklis?

Priekšnieks atkal ir izsludinājis sapulci. Tā ir tukša laika nosišana. Katru reizi, kad mēs savācamies kārtējai tukšajai papļāpāšanai, man ir izjaukta dienas kārtība un pamatīgi sabojāts noskaņojums. Runājam, runājam – tik un tā, nekas jau nemainās…

Līdzīgus apgalvojumus ir nācies dzirdēt vairākkārt. Kas tad ir sekmīgi novadīta sapulce? Ko sapulces vadītājam būtu jāņem vērā? No kā būtu jāuzmanās? Mēģināsim atbildēt uz šiem, it kā vienkāršajiem jautājumiem.

Katras sapulces mērķiem ir jābūt skaidriem un sasniedzamiem. Neskatoties uz to, vai tā ir akcionāru sapulce un tiek apspriesti uzņēmuma stratēģiskās attīstības jautājumi, vai vidējā un ierindas darbinieku sapulce, kurā apspriež ar darba plānošanu saistītus jautājumus.

Konstruktīvas sapulces stūrakmens nenoliedzami ir sapulces vadītāja sagatavotība. Uz sapulcēm būtu jāaicina tikai tie darbinieki, no kuru rīcības vai lēmumiem ir atkarīgs risināmā jautājuma iznākums. Plānojot sapulces dalībnieku sarakstu, atceries par to, cik firmai izmaksā viena darbinieka dīkstāve.

Profesionāli novadīta sapulce nekādā gadījumā nevar kļūt par laika zagli, jo sapulces mērķis ir sistematizēt darbību un mazināt nelietderīgi izmantotu laiku. Sapulce kļūst par laika zagli tikai tad, ja tā notiek tāpēc, ka tā ir pieņemts un, ja reiz pieņemts, tad par kaut ko jau ir jāparunā.

Sapulcēm būtu jānotiek tik bieži, cik to pieprasa attiecīgā darbības nozare. Tajās nozarēs, kur jauna informācija ienāk nemitīgi, un tā ir nekavējoties jāizmanto komandas līmenī, īsas apspriedes var notikt pat vairākas reizes dienā.

Sapulce ir ļoti atbilstoša vieta uzslavām, apbalvojumiem un apsveikumiem. Tā ir ļoti piemērota vieta motivācijas darbam, bet ļoti nepiemērota pārmetumu un rājienu izteikšanai. Ja kāds tiek slavēts par sasniegtiem rezultātiem – tas, kuram šie rezultāti nav tik spīdoši, pats priekš sevis izdarīs secinājumus.

Visbiežāk sapulces vadītāji grēko, ļaujot sapulcei pārvērsties par haotisku spriedelēšanu. Neveic sapulces laikā piezīmes, neizdara secinājumus un nepieņem konstruktīvus lēmumus. Pat ja konstruktīvs rīcības plāns tiek izveidots, pēc sapulces netiek veikts motivācijas un kontroles darbs, lai sapulcē izrunātie jautājumi pārvērstos ikdienas darbībā.

Piedāvāju dažus padomus – tabletes
(jāiedzer pirms sapulces)
un jautājumus – tabletes
(jāiedzer pēc sapulces).
Tie varētu palīdzēt atklāt un novērst kļūdas sapulces rīkošanā.

Padomi

Savlaicīgi informē sapulces dalībniekus par sapulces norises laikiem un tās tēmām.

Jau iepriekš izsūti interesantu un saturīgu materiālu par sapulces tēmām.

Izvieto sapulces dalībniekus tā, lai tie viens otru redzētu.

Sāc sapulci paredzētajā laikā. Tas izrādīs cieņu pret tiem, kuri atnākuši laicīgi.

Rūpīgi uzklausi katru sapulces dalībnieku.

Ļauj izteikt dažādus viedokļus, nepārtrauc ar pāragriem secinājumiem.

Ieplāno pārtraukumus – tie ļaus apkopot domas sapulces dalībniekiem un dos iespēju apspriesties.

Nesasteidz un neizdari pāragrus secinājumus.

Runā īsi un saprotami.

Sapulces sākumā iepazīstini klātesošos ar sapulces mērķiem un norises kārtību.

Pieņemot lēmumus, neizmanto balsu vairākumu.

Esi godīgs!

Atzīmē svarīgākos dalībnieku viedokļus.

Sapulci vienmēr beidz laikā.

Pēc sapulces neaizmirsti pārbaudīt vai norunātais tiek pildīts.

Jautājumi

Vai tu sāki sapulci norunātajā laikā?
Vai tu sāki sapulci mierīgā, nosvērtā noskaņojumā?
Vai tu centies veidot labvēlīgu noskaņojumu?
Vai tu pieturējies pie iepriekš sagatavota plāna?
Vai tu visiem ļāvi izteikties?
Vai tev izdevās iesaistīt nerunīgos sapulces dalībniekus?
Vai tu vadīji sapulci uzdodot tās dalībniekiem jautājumus?
Vai tu centies slēpties aiz citu iniciatīvas?
Vai tu pievērsies katram dalībniekam?
Vai tu izteici priekšlikumu atlikt uz rītdienu kāda jautājuma izskatīšanu, ja juti, ka tas var izraisīt negatīvas emocijas vai asas diskusijas?
Vai tu uzklausīji katru sapulces dalībnieku, pirms pieņēmi lēmumu?
Vai piespiedi ar varu kādu runāt?
Vai palīdzēji sapulces dalībniekiem formulēt savu domu?
Vai katrs varēja atklāti izteikties, nebaidoties no nievājošas attieksmes?
Vai uzdevāt jautājumus viens otram?
Vai bija patīkama kopības sajūta?
Vai tu biji atklāts?
Vai katram jautājumam pietika atvēlētā laika?
Vai izveidojāt tālākās rīcības plānu?
Vai atradāt atbildes uz grūtākajiem jautājumiem?
Vai pret visu teikto attiecies pozitīvi?
Vai spēji atturēties no uzbrukšanas negatīvi noskaņotajam runātājam?
Vai pēc sanāksmes tev bija labs noskaņojums?
Vai tev izdevās izvairīties no tukšas spriedelēšanas?
Vai tev pietika drosmes pateikt visu?
Vai šajā sanāksmē sēdēji tajā pašā vietā kur parasti?
Vai šoreiz varējām arī nesapulcēties?

Jautājumus un ieteikumus priecāšos saņemt pa e-pastu:Maris.Silinieks@WorkingDay.lv