Sanāksmes hibrīda darba laikā

Šķiet, nupat tikai esam iemācījušies bez lieka stresa izmantot attālināto sanāksmju veidošanas rīkus un to piedāvātās iespējas. Taču, līdz ar aktīvāku darbinieku atgriešanos birojos, ļoti iespējams, arvien biežāk saskarsimies ar šobrīd mazāk izplatītām – hibrīda tipa sanāksmēm, kas nāk ar jauniem izaicinājumiem.

Šajā rakstā vairāk par ieteikumiem, kam pievērst uzmanību, veidojot hibrīda tipa sanāksmes, un ko ņemt vērā, mēģinot efektivizēt jau ierastās attālinātās sanāksmes, lai izvairītos no pēdējos gados tik izplatītā darba dzīves fenomena – Zoom noguruma (Zoom fatigue).

Hibrīda sanāksmes specifika un “attālinātajam priekšroka”

Hibrīda tipa sanāksmes ir sanāksmes, kur daļa tās dalībnieku atrodas klātienē (parasti sanāksmju telpā), bet otra ir pieslēgušies attālināti. Šāda tipa sanāksmē viens no galvenajiem izaicinājumiem ir procesu veidot tā, lai dotu vienlīdzīgas iespēju iesaistīties un izteikties visiem tās dalībniekiem.

Sarežģītāku to padara ne vien tehnoloģiski izaicinājumi, bet arī neapzināta mūsu domāšanas specifika. Dabiski priekšroka tiek dota cilvēkiem, kuri atrodas mūsu tiešā tuvumā (angliski t.s. proximity bias, kas var ietekmēt, piemēram, arī attālināti strādājošu darbinieku novērtējumu un pat iespējas saņemt paaugstinājumu). Ņemot vērā šo mūsu neapzināto smadzeņu darbības fenomenu, var rasties psiholoģiska vēlme aktīvāk dot iespēju izteikties un diskusijās iesaistīt dalībniekus, kas atrodas fiziski vienā telpā ar mums.

Lai izvairītos no nevienlīdzīgas attieksmes un tehnoloģiskiem šķēršļiem, sanāksmes vadītāja uzdevums ir veidot tās organizāciju tā, lai palīdzētu visiem justies līdzvērtīgākiem un izmantot līdzīgas iespējas. Lai to panāktu, vērtīgi ir sekot principam – “attālinātajiem priekšroka”, ikvienā sanāksmes plānošanas un vadīšanas posmā, paturot prātā attālinātos dalībniekus.

Principi hibrīda sanāksmes veidošanā

• Visi redzam viens otru

Veidojot hibrīda sanāksmi, būtiski nodrošināt, ka ikviens dalībnieks redz un dzird citus sanāksmes dalībniekus. Lai neveidojas situācija, kad sanāksmes telpā cilvēki labi redz viens otru, taču attālinātie dalībnieki savā ekrānā var vērot vienīgi attālu dalībnieku grupu.

Ja nav iespējams izmantot speciālu video konferenču kameru, vienkāršs ieteikums ir katram no dalībniekiem pieslēgties sanāksmju zālē ar savu portatīvo datoru, ieslēdzot kameru. Tā ikviens dalībnieks var sekot līdzi citiem, labi uztverot sejas izteiksmes un neverbālos žestus. Kā arī – klātienē esošie dalībnieki var ērti izmantot čatu un balsošanas opcijas.

• Vārda došana

Dalībniekiem klātienē ir vieglāk uztvert sarunas dinamiku un šķietami dabiski iekļauties sarunā. Tādēļ, jo vairāk hibrīda sanāksmēs, būtiski, ka sanāksmes gaita tiek moderēta un dalībnieki runā pa vienam.

Viens no veidiem, kā organizēt viedokļu vai jautājumu uzdošanas kārtību, ir lūgt pirmajiem izteikties attālinātajiem dalībniekiem, paturot prātā “attālinātajam priekšroka” principu. Kā arī aktīvi sekot līdzi darbībām Teams/Zoom dalībnieku sarakstā. Piemēram, pavērot: ja kāds dalībnieks ieslēdz mikrofonu, tas ir būtisks signāls viņa gatavībai izteikties, un būtu svarīgi viņam dot vārdu vai informēt par izteikšanās iespējām.

• Darbu dalīšana

Sanāksmes moderēšana aizņem daudz uzmanības. Ir grūti būt gan prezentētājam, gan atbildēt uz jautājumiem, un vienlaicīgi sekot līdzi dalībnieku jautājumiem čatā, paceltām virtuālajām rokām un citām darbībām. Tādēļ ir vērts deleģēt kādam no sanāksmes dalībniekiem sekot līdzi šīm aktivitātēm un pēc vajadzības vērst sanāksmes vadītāja uzmanību. Tā mēs nepalaidīsim garām, iespējams, būtiskas nianses, tajā pat laikā neizjūtot paaugstinātu stresu par multitāskingu.

• Instrumentu pielāgošana

Izvērtējot vizulaizācijas un iesaistes rīkus, būtiski apdomāt – kas ir tie instrumenti, kas būs pieejami visiem sanāksmes dalībniekiem. Piemēram, iespējams, kārdinoša šķiet vēlme izmantot papīra tāfeli, taču vērts atcerēties – vai to varēs redzēt arī attālinātie dalībnieki? Tā pat, izmantojot virtuālo tāfeli ideju kopīgai ģenerēšanai, jāpavaicā – vai ikviens varēs piedalīties tās veidošanā?

Būtiski ņemt vērā principu: izmantojam tikai tās lietas/funkcijas, kas ir pieejamas un redzamas visiem.

• Ja visiem, tad visiem

Līdzīgs princips attiecas arī uz neformālām sanāksmēm, svinībām un darba devēja apmaksātām pusdienu sanāksmēm. Ja kopīgi tiek ēsta kūka vai pusdienas, būtiski, ka neviens nejūtas apdalīts, un arī attālinātie dalībnieki ir tikuši pie sava Bolt/Wolt pasūtījuma vai iepriekš sagatavotas paciņas.

Sanāksmju nogurums un produktivitāte

Visticamāk, ikkatrs no mums ir izjutis nogurumu, kas seko pēc vairākām sanāksmēm. Šis fenomens digitālajā sanāksmju kontekstā ir ieguvis nosaukumu Zoom nogurums (Zoom fatigue). Nav arī noslēpums, ka pētījumi rāda: pārāk daudz un neefektīvas sanāksmes ir viens no lielākajiem produktivitātes zagļiem, un var radīt negatīvu ietekmi uz darbinieku psiholoģisko un pat fizisko labbūtību. [1,2,3]

Taču arvien tiek ieplānotas vairākas sanāksmes, kas seko viena pēc otras. Microsoft’s Human Factors Lab pētījuma dati šajā kontekstā sniedz ļoti vērtīgus atklājumus. Vairākas tiešsaistes sanāksmes bez atpūtas pauzēm var radīt ne vien nogurumu, koncentrēšanās un kognitīvo funkciju kritumu, bet arī paaugstināt stresa līmeni. Tas viss norāda, ka darbinieki ar katru nākamo sanāksmi kļūs arvien stresaināki, nogurušāki un spējīgi uz mazāku iesaisti, radošumu un iniciatīvu. [4]

Kā to risināt?

Būt vai nebūt sanāksmei?

Vērsts palūkoties uz esošo sanāksmju organizēšanas principiem un izprast:

• Kuras sanāksmes labāk sasniedza savu mērķi;
• Bez kurām sanāksmēm varēja iztikt (piemēram, informāciju nosūtīt e-pastā, sazināties Slack vai sazvanīties telefoniski);
• Vai visiem uzaicinātajiem dalībniekiem sanāksmē bija vērts piedalīties;
• Kā sanāksmes varēja padarīt efektīvākas (piemēram, nospraust konkrētākus uzdevumus, izmanot alternatīvas datu nodošanas vai ievākšanas metodes u.tml.)

Secinājumi palīdzēs nākamo sanāksmju veidošanā, lai labāk nodefinētu sanāksmes mērķi, dalībnieku sarakstu, informācijas nodošanas un dalībnieku iesaistīšanas veidus.

Sanāksmju garums un atpūtas pauzes

Lai izvairītos no saguruma un iesaistes krituma, būtiski sanāksmes veidot, paredzot iespēju ievērot atpūtas pauzi starp tām. Viens no ieteikumiem ir sanāksmes veidot vismaz par 5 minūtēm īsākas, uzsākot tās, piemēram, 15:05 (15:00 vietā). Tā pat vēlams sanāksmi beigt dažas minūtes ātrāk, lai dotu iespēju dalībniekiem apkopot savus secinājumus un atvilkt elpu.

“Enerģizētas” sanāksmes

Vai vienmēr sanāksmēm ir jābūt tādām, kā ierasts – sēžot pie datora ekrāna? Ja tas,iespējams, kāpēc gan 1:1 tikšanās nevarētu notikt pastaigas formā? Iespējams, varam norunāt, ka visu vai daļu sanāksmes noturam stāvot kājās vai ieplānojam nelielu atpūtas pauzi, ja sanāksme ir ilgāka par 30 minūtēm.

Vērts arī atrast veidus, kā garāku sanāksmju vidū ielikt aktivitāti, kas palīdzēs pamainīt tās dinamiku un tikt pie nelielas dopamīna devas. Piemēram, tā var būt kāda video materiāla demonstrācija vai īsa diskusijas daļa Zoom istabās.

Kameras – jā vai nē?

Viens no lielākajiem “šķēpu” laušanas jautājumiem: kuros gadījumos kamerām ir jābūt ieslēgtām un kuros – tās var atstāt izslēgtas. Līdzīgi kā daudzos jautājumos, nav vienas pareizās atbildes; tādēļ vēl jo vairāk: būtiski organizācijas un komandas ietvaros vienoties par kopīgām vadlīnijām.

Ieslēgtas kameras priekšrocības ir lielāks klātesamības efektīvs, iespēja labāk nolasīt citu dalībnieku neverbālo komunikāciju. Taču arī izslēgtai kamerai ir savas priekšrocības – tas var samazināt nogurumu un stresa līmeni, īpaši, ja liela daļa dienas ir jāpavada ar ieslēgtu kameru.[5]

Lai dalībnieki būtu sagatavoti, ir vērts uzaicinājumā norādīt, vai kamerām būs jābūt ieslēgtām. Ņemot vērā to, ka sanāksmju mērķi ir atšķirīgi, vērts padomāt par kameras lomu tajās. Piemēram, šajos gadījumos redzēt vienam otru būtu svarīgi:

• Ja tiek runāts par personiskiem, attīstības jautājumiem;
• Ja tiek diskutēts par izmaiņām un sensitīvām tēmām;
• Ja plānots, ka tā būs hibrīda tipa sanāksme.

Savukārt, ja attālinātā tikšanās ir vairāk informatīva, atskaitīšanās par darba progresu vai tikšanās ir ar ļoti lielu cilvēku grupu, dalībnieku kameras var palikt arī izslēgtas.

Vēl viens ieteikums: aicināt kameras visiem ieslēgt sanāksmes sākumā, lai kopīgi sasveicinātos un ievadītu sanāksmes gaitu, un pēc tam – strādāt ar izslēgtām kamerām.

 

Autors: Laima Buša

Projekta “Vesels Birojs” izveidotāja, sertificēta darba aizsardzības speciāliste Mg.sc.soc.