Rezultatīva deleģēšana

Deleģēšana ir viena no svarīgākajām vadītāja iemaņām un kā lielākā daļa vadītāju, iespējams, tu esi izlaidis to nodarbību, kurā visas šīs iemaņas tika trenētas. Var būt tu cīnies par to lai varētu visu kontrolēt, nelokāmi ticot ka neviens cits attiecīgo darbu nepaveiks tik labi kā tu pats? Vai arī, tev ir tāda sajūta, ka tev vienkārši nav laika deleģēšanai un vienkāršāk ir visu padarīt pašam?

Lielākā prasme deleģējot ir atrast zelta vidusceļu starp pilnīgu atteikšanos no pienākuma un starp iejaukšanos deleģēto darbu veikšanā.

Definīcija
Deleģēšana ir atbildības un autoritātes uzticēšana kādu noteiktu aktivitāšu veikšanai vai specifiska mērķa sasniegšanai. Vienkāršāk izsakoties, tas ir kāds darbs vai daļa no darba, kura veikšana ietilpst tavos pienākumos bet nav vajadzības to pilnībā veikt tev pašam, un tu to uztici citiem cilvēkiem. Tas nav tas pats, kas likt kādam darīt to, par ko viņš nav atbildīgs. Deleģēšanai ir jābūt drīzāk pozitīvai (piemēram, darbinieku attīstības vārdā) nekā negatīvai (kāda darba, kurš tev nepatīk, nodošana citam).

Pastāv vairāki deleģēšanas līmeņi.
o Tu vari deleģēt darbu nedeleģējot atbildību un/vai pilnvaras. Ja tu deleģē tikai daļu no darba, tu joprojām vari būt atbildīgs par iznākumu. Tu saņem uzslavu ja darbs ir paveikts nevainojami, bet ja deleģēšana būs izrādījusies neveiksmīga, tev nāksies saņemt nopēlumu.
o Tu vari deleģēt arī atbildību un visas ar to saistītās pilnvaras, atstājot veicamo pienākumu pilnā darbinieka pārziņā. Šādā gadījumā vajadzētu nevis pilnībā atteikties no veicamā pienākuma, bet nodrošināt precīzu līdzsvaru starp interesi, atbalstu un motivāciju no vienas puses, un iejaukšanos vai nevērību no otras.

Priekšrocības
Efektīva deleģēšana:
o Atbrīvo vadītāja laiku.
o Palīdz vadītājam izvirzīt savā darbā pareizās prioritātes.
o Palīdz vadītājam celt savu darbinieku potenciālu.
o Motivē darbiniekus jo viņiem vadība uztic atbildīgākus un sarežģītākus pienākumus.
o Kalpo par labu personāla attīstības metodi paplašinot iemaņu spektru katrā komandas loceklī.
o Palīdz plānot rezultātus apzinot savu darbinieku patieso potenciālu dažādos uzņēmuma līmeņos.

Trūkumi
Izteiktu trūkumu deleģēšanai nav, bet tev vajadzētu atcerēties ka:
o Deleģēšana prasa laiku un ir nepieciešams ievērojams ieguldījums un personīga līdzdalība no vadītāju puses.
o Pastāv zināms risks – darbinieki daļēji atslogo tevi no darbiem, bet par rezultātiem tik un tā ir jāatbild tev.
o Sakarā ar sarežģījumiem uzņēmuma personāla politikā tev uzņēmumā var nebūt atbilstošu resursu, laika, vai darbinieku kompetences, lai uzņemtos papildus pienākumus.

Padomi
1. Esi konsekvents
Uzdod sev jautājumu, vai uzdevums, kurš tiek deleģēts, ir unikāls, vai arī tas ir daļa no kopējās darbinieku attīstības un iemaņu celšanas stratēģijas? Vai tas ļauj darbiniekiem apzināties darāmā darba rezultātu un vai tas uzlabo mikroklimatu komandā?

Konsultējoties ar savu vadību un padotajiem tev ir jāizstrādā atbildības robežas kuras ļaus taviem darbiniekiem:
o Pieņemt lēmumu patstāvīgi – nekonsultējoties ar tevi.
o Pieņemt lēmumu un pēc tam atskaitīties tev.
o Pieņemt lēmumu tikai pēc konsultācijas ar tevi. Neskaidrības atbildības robežu jomā ir biežs iemesls nekārtībai un juceklim uzņēmumā.

2. Identificē deleģējamo uzdevumu
Skaidri apzinies kas ir tas, ko tu vēlies deleģēt? Pajautā sev, kas ir gala rezultāts skaitļu vai personāla attīstības izteiksmē un ko tu vēlies sasniegt deleģējot; lieto to par atskaites punktu pieņemot lēmumu – ko tieši deleģēt.
Labāk deleģē visus pienākumus kopumā nekā atsevišķas darbu drumstalas. Ja darbinieks pilnībā kontrolē visu procesu viņš vienmēr būs gandarītāks par padarīto, tas kalpo par papildus stimulu personāla attīstībā un palīdz darbiniekam pilnīgāk izprast darāmā darba kopainu.

3. Uzskaiti deleģēšanas priekšrocības
Rūpīgi pārdomā kādus tieši ieguvumus sniegs deleģēšana. Apzinies kā tas palīdzēs:
o Tev.
o Darbiniekam kuram tu deleģē darbu.
o Komandai.
o Nodaļai.
o Firmai.
o Klientiem.
Ja tev pašam būs pilnībā skaidras visas vai vismaz daļa no priekšrocībām, tev būs daudz vieglāk pārdot ideju par šī darba deleģēšanas nepieciešamību un saņemt deleģēšanas apstiprinājumu.

No otras puses mēģini izvairīties no iespējamām problēmām.
o Kas notiks ja kaut kas noies greizi?
o Kāds ir pats ļaunākais scenārijs komandai, firmai, klientam?
o Kāda negatīva ietekme var būt no šī uzdevuma uz pašu darbinieku?
o Cik lielā mērā tev pašam ir jāatbalsta process?

4. Izvēlies darbinieku
Izvēlojoties darbinieku, kuram deleģēt kādu pienākumu, atmet aizspriedumus un domā radoši. Izvēlēties to, kuru tu jau esi izvēlējies iepriekš ir pārāk vienkārši. Ar svaigu skatienu izvērtē un rūpīgi izanalizē, kāds ir deleģējamais darbs, kādas iemaņas un īpašības ir nepieciešamas lai darbinieks sekmīgi paveiktu uzdevumu. Pajautā sev vai tu vēlies lai tas būtu:
o Uzticams un ar lielu pieredzi;
o spējīgs uzņemsies risku un ātri sniegs rezultātus;
o cilvēks, kuram tas būs labs izaicinājums;
o tas kurš vienkārši absorbēs jauno uzdevumu ikdienas darbu krāvumā un uztvers to kā rutīnu.

5. apspried deleģēto uzdevumu
Deleģēšana vislabāk darbojas tad, ja darbinieks, kurš uzņemas jauno pienākumu, pilnībā saprot kas no viņa tiek sagaidīts. Tikai tad viņš var būt entuziasma pilns un uzsākt darbu ar augstu motivācijas pakāpi.

Šis process dažkārt var prasīt ārkārtīgi detalizētu iedziļināšanos. Ja tu deleģē atskaišu rakstīšanu, tev var nākties skaidrot, kādā stilā informācijai ir jābūt nodotai, argumentus un tēzes, kuras tu vēlies atspoguļot, un pat norādīt nepieciešamo lapaspušu skaitu.

Atvēli laiku lai apsēstos un izskaidrotu darbiniekam, kas īsti viņam ir jāpaveic, kad tam ir jābūt paveiktam, kādi resursi tam ir nepieciešami un kāds rezultāts no tā visa tiek sagaidīts.

Pārdod priekšrocības. Paskaidro, ko tieši no tā iegūs darbinieks un pārliecinies, vai viņš to darīs ar prieku. Rūpīgi izdibini darbinieka domas vai bažas un, nospraužot mērķus, ņem tās vērā. Atceries, darbinieks ir pieradis teikt nē, un ja viņš tā dara, tev nevajadzētu to mēģināt pavērst pret viņu pašu.

6. Nosaki laiku un esi pretimnākošs
Atvēli pietiekoši daudz laika. Vienojies par tikšanās laikiem, lai salīdzinātu rezultātus ar plānoto – apspriedies visa procesa garumā.

Atceries, ka tu nevis vienkārši nokrauj darbu nastu uz saviem padotajiem, bet gan sadarbojies ar viņiem, lai būtu pārliecināts, ka viņi spēs paveikt uzdevumus, kurus tu viņiem esi uzticējis. Gadījumā ja taviem padotajiem ir radušās problēmas vai viņiem ir vajadzīga palīdzība, esi atvērts konsultācijām un padomu sniegšanai.

7. Izstrādā atbilstošu atbildības un autoritātes līmeni
Ja tu deleģē kādu darbu, kuram nāk līdzi papildus autoritāte, pārliecinies, ka darbinieks uzņemsies tavu pienākumu, kopā ar tā veikšanai nepieciešamo varu un ka pārējie komandas locekļi to apzinās. Ja deleģētā aktivitāte sevī ietver arī citas nodaļas, pārliecinies, ka ikviens darbinieks pilnībā ir informēts un saprot kas notiek, kāpēc, un ar kā atļauju.

8. Ļauj tam notikt
Darbinieks, kurš uzņemas deleģēto pienākumu, ir arī tiesīgs lemt to, kā darbs būtu pareizāk jāveic. Atceries ka tu esi tikai deleģējis uzdevumu – nenosaki kā tieši tam ir jābūt paveiktam. Kolīdz tu esi nodrošinājis darbinieku ar nepieciešamajiem resursiem, neiejaucies, bet nepieciešamības gadījumā esi pieejams un atsaucīgs.

9. Pārskati un izvērtē
Kad darbs ir paveikts, pieprasi atskaiti, lai pārliecinātos par paveiktā darba kvalitāti. Izvērtē ieguvumus no diviem aspektiem – darba veikums un personāla attīstība. Konstruktīvi atklāj katru kļūdu un visu kas nākamreiz varētu būt paveikts labāk – atzīmē priekš sevis tik pat, cik priekš darbinieka kurš veica darbu.

Rezultatīvai deleģēšanai:
o Rūpīgi izplāno deleģēšanu!
o Rūpīgi pārrunā ar darbinieku veicamo darbu, skaidri apzinies vēlamo rezultātu!
o Ļauj darbiniekam veikt darbu neatkarīgi – neiejaucies!
o Nepamet darbinieku lai peld vai slīkst!
o Neiejaucies ar saviem norādījumiem kā darbam ir jābūt paveiktam!
o Nedeleģē visu laiku vieniem un tiem pašiem darbiniekiem!
o Neuzņemies visu atbildību uz sevis!