draugiem.lv
     
Publicēšanas datums: 03.07.2019



    A client of WD Latvia is an European Union (EU) institution located in Riga, Latvia. This EU agency is guided by the following principles: professionalism, excellence, accountability, teamwork and diversity.

    We are looking for a:

    EVENT MANAGEMENT ASSISTANT - ACCOUNTANT

    The main task of the employee will be to assist with the organisation of events, such as meetings of the Board of Regulators, the Management Board and many others. Among others, a very important assignment of the employee will be to manage the organisation of travel reimbursement of experts attending those events and to process the applications received by the experts.

    Your main duties:

      • Planning, organising and following-up to meetings, liaison with EU institutions and other bodies of the EU, with external contractors
      • Preparing meetings invitations (including in the dedicated IT tools), up-dating the list of participants and compiling the files with all required supporting document for expert reimbursement
      • Preparing the calculations for establishing the reimbursable amounts and launching the respective e-Signatories for validation of the data by the respective operational initiating and verifying agents in the document management system
      • Passing the files to the respective initiating agent in the financial circuits to initiate the workflows in the accounting system and to prepare the documents for validation by the respective financial verifying agent and the responsible authorizing officer
      • Providing clerical and administrative assistance relating to event management and expert reimbursement
      • Providing support in the processing of financial information and financial reporting
      • Assisting in preparation of samples for audit review
      • Collaborating in the follow-up to expert reimbursement with the respective experts from other entities (when relevant) or the staff with financial responsibilities
      • Contributing to the preparation of briefings and other documents related to event management and in particular to expert reimbursement
      • Disseminate information about new IT tools to be used and provide assistance to external experts in the event of need
      • Other administrative, clerical and technical support tasks, as required

    You are expected to have:

      • Relevant university degree
      • Appropriate professional experience
      • Very good command of both written and spoken English
      • Proven capacity to work in an international environment
      • Motivation and good interpersonal skills
      • Capability of working under pressure and to meet tights deadlines
      • Good communication skills
      • Attention to the details

    It will be considered as an advantage if you have:

      • Good problem solving and organisational skills
      • Previous experience in a multicultural working environment

    We will offer you:

      • Interesting, responsible and dynamic job in the EU institution
      • Professional development opportunities
      • Work experience in the EU institution
      • International work environment
      • Work place in the Riga old town
      • Health insurance
      • Monthly salary of EUR 1890 gross

    Working hours: Full-time work
    Location: Riga
    Employment contract duration: 6 month
    Expected employment start: beginning of August

    To apply, please send your CV in English in section Pieteikties!

    You can obtain additional information by contacting Rūta Borisova
    Phone: +371 26370215
    E-mail: ruta.borisova@workingday.lv

    WD Latvia
    Terbatas Street 53-10
    Riga, LV-1011
    Reg. No. 40103309532
    Licence No.2/2011
    Issued: NVA, 24.01.2011.







    WD Latvia klients ir Eiropas Savienības (ES) institūcija, kas atrodas Rīgā.
    Šī Eiropas Savienības aģentūra tiek vadīta pēc šādiem principiem: profesionalitāte, izcilība, atbildība, komandas darbs un daudzveidība.

    Mēs aicinam darbā:

    PASĀKUMU PĀRVALDĪBAS ASISTENTU/-I - GRĀMATVEDI

    Darbinieka galvenais uzdevums būs palīdzēt pasākumu organizēšanā, kuros piedalās Regulatoru padomes, valdes, darba grupu locekļi un daudzi citi. Turklāt ļoti svarīgs darbinieka uzdevums būs nodrošināt ekspertu, kas piedalās šajos pasākumos, ceļa izdevumu atlīdzināšanas organizēšanu un ekspertu saņemto pieteikumu apstrādāšanu.

    Jūsu galvenie pienākumi:

      • sapulču plānošana, organizēšana un pēcpārbaude sanāksmēm sadarbībā ar ES institūcijām un citām ES struktūrām un ārējiem līgumslēdzējiem;
      • sapulču ielūgumu sagatavošana (ieskaitot īpašos IT rīkus), dalībnieku saraksta atjaunināšana un lietu apkopošana, visu nepieciešamo apliecinošo dokumentu sagatavošana ekspertu atlīdzības nodrošināšanai;
      • aprēķinu sagatavošana atmaksājamo summu noteikšanai un attiecīgo e-parakstītāju darbības uzsākšanai, lai apstiprinātu datus, ko veic attiecīgie operatīvie ierosinātāji un verificējošie aģenti Aģentūras dokumentu pārvaldības sistēmā;
      • lietu nodošana attiecīgajam iniciatoram finanšu ķēdēs, lai uzsāktu darbplūsmas grāmatvedības uzskaites sistēmā un sagatavotu dokumentus, ko apstiprina attiecīgais finanšu pārbaudes aģents un atbildīgā pilnvarojošā amatpersona;
      • lietvedības un administratīvā atbalsta nodrošināšana saistībā ar pasākumu pārvaldīšanu un ekspertu izdevumu atlīdzināšanu;
      • atbalsta sniegšanas nodrošināšana finanšu informācijas un finanšu pārskatu apstrādei;
      • atbalsts paraugu sagatavošanā audita otrreizējai izskatīšanai;
      • sadarbība, veicot turpmākos pasākumus saistībā ar ekspertu atlīdzību, kas jāsaņem no attiecīgajām institūcijām (ja tādas pastāv) jeb darbiniekiem, kuri atbild par finansēm;
      • saietu un citu ar pasākumu pārvaldību saistītu dokumentu sagatavošana un jo īpaši saistībā ar ekspertu izdevumu atlīdzināšanu;
      • informācijas izplatīšana par jaunajiem izmantojamajiem IT rīkiem un tad, ja tas ir nepieciešams, atbalsta sniegšana ārējiem ekspertiem;
      • citi pieprasītie administratīvie, lietvedības un tehniskā atbalsta uzdevumi.

    No Jums mēs sagaidām:

      • atbilstošu augstāko izglītību;
      • atbilstošu darba pieredzi;
      • teicamas angļu valodas zināšanas, mutiski un rakstiski;
      • spēju strādāt starptautiskā vidē;
      • motivāciju un spēju sadarboties;
      • spēju strādāt stresa apstākļos un ievērot stingrus termiņus;
      • labas komunikācijas parasmes;
      • orientāciju uz detaļām.

    Tiks uzskatīts par priekšrocību, ja Jums ir:

      • labas problēmu risināšanas un organizatoriskās prasmes;
      • iepriekšējā pieredze daudzkulturālā darba vidē.

    Mēs Jums piedāvāsim:

      • interesantu, atbildīgu un dinamisku darbu ES iestādē;
      • profesionālās attīstības iespējas;
      • darba pieredzi ES iestādē;
      • starptautisku darba vidi;
      • darba vietu Rīgas vecpilsētā;
      • veselības apdrošināšanu;
      • atalgojumu EUR 1890 bruto.

    Darba laiks: pilna laika darbs
    Atrašanās vieta: Rīga
    Darba līguma ilgums: 6 mēneši
    Paredzamā darba uzsākšana: augusta sākumā

    Lai pieteiktos, lūdzu, sūtiet savu CV angļu valodā sadaļā Pieteikties!

    Papildu informāciju var iegūt, sazinoties ar Rūtu Borisovu
    Tālr .: +371 26370215
    E-pasts: ruta.borisova@workingday.lv

    WD Latvia
    Tērbatas iela 53-10
    Rīga, LV-1011
    Reģ. Nr. 40103309532
    Licences Nr.2 / 2011
Piesakot savu kandidatūru amata konkursam, Jūsu dati būs pilnīgi konfidenciāli un tiks nodoti TIKAI konkursa rīkotājam.
Nosūtot savu CV un piesakoties konkursam uz izsludināto vakanci, potenciālais/ā darbinieks/ce, jeb datu subjekts saskaņā ar fizisko personu datu aizsardzību regulējošajiem tiesību aktiem piekrīt iesniegto personas datu glabāšanai SIA "WORKINGDAY LATVIA" datu bāzē. Datu glabāšanas mērķis – datu izmantošana un apstrāde personāla atlases vajadzībām dažādos personāla atlases konkursos. Savu piekrišanu datu apstrādei potenciālais/a darbinieks/ce var atsaukt rakstveidā.


PieteiktiesPiesakieties šeit, ja esat reģistrēts/a lietotājs/a (CV ir WorkingDay datubāzē)www.workingday.lv/lv/vakances/biz/starptautiska-es-institucija-latvija/pasakumu-parvaldibas-asistents-e-(eur-1890)/20916&NoButtons=true&popup=1