Job Agent
Receive new job offers to your e-mail based on your preferences
Administratīvais/-ā vadītājs/-a
Administrative Manager
WorkingDay Latvia klients – INDEMO ir regulēta investīciju sabiedrība, kas darbojas saskaņā ar Eiropas Savienības investīciju pakalpojumu regulējumu un ir licencēta Latvijas Bankā. INDEMO nodrošina investoriem piekļuvi alternatīvām ieguldījumu iespējām, izmantojot pilnībā digitālu investīciju platformu.
Dibināta 2021. gadā, INDEMO ir kļuvusi par uzticamu platformu ar vairāk nekā 18 000 klientu visā Eiropas Savienībā un vairāk nekā 25 miljonu eiro pārvaldībā esošiem aktīviem. Uzņēmumu vada labi zināmi un augsti novērtēti līdzdibinātāji ar padziļinātu pieredzi aktīvu pārvaldībā, banku sektorā un kreditēšanā.
Ar komandām Rīgā un Barselonā, kā arī darbību visā ES tirgū, INDEMO misija ir nodrošināt pieejamas, drošas un inovatīvas ar nekustamo īpašumu nodrošinātas investīciju iespējas, īpašu uzmanību pievēršot Spānijas dzīvojamo māju tirgum un atbalstot ilgtermiņa kapitāla veidošanu.
Saistībā ar uzņēmuma attīstības plāniem, INDEMO aicina savai komandai Rīgas birojā pievienoties pieredzējušu un atsaucīgu Administratīvo vadītāju (biroja un vadības atbalsts).
Jūs ikdienā atbalstīsiet vadību operatīvajā darbā – koordinēsiet dokumentācijas plūsmu, nodrošināsiet administratīvo datu precizitāti un sagatavosiet labi strukturētus materiālus iekšējai lietošanai.
A client of WorkingDay Latvia — INDEMO is a regulated investment firm operating under European Union investment services regulations and licensed by Latvijas Banka. INDEMO enables investors to access alternative investment opportunities through a fully digital investment platform.
Founded in 2021, INDEMO has grown into a trusted platform with 18,000+ clients across the European Union and €25M+ in assets under administration. The company is led by well-known and highly regarded co-founders with deep expertise in wealth management, banking, and lending.
With teams in Riga and Barcelona and operations across the wider EU market, INDEMO’s mission is to deliver accessible, secure, and innovative real estate–backed investment opportunities, with a strong focus on Spain’s residential market, supporting long-term capital formation.
In connection with the company’s development plans, Indemo invites an experienced and collaborative Administrative Manager (Office & Executive Support) to join its team in the Riga office.
You will support the management team in day-to-day operational workflows—coordinating documentation and signing flows, keeping administrative data accurate, and preparing well-structured materials for internal use.
Jūsu atbildībā būs:
You will:
- uzņēmuma dokumentācijas, tostarp elektronisko un fizisko dokumentu iesniegšanas sistēmu, dokumentu plūsmas un reģistru (līgumu, vēstuļu, rīkojumu u. c.) organizēšana un uzturēšana;
- standarta uzņēmuma dokumentu sagatavošana un koordinēšana vadībai un valdei, nodrošinot pareizas versijas, pielikumus un arhivēšanu;
- dokumentu parakstīšanas procesu koordinēšana, ievērojot termiņus un statusu uzraudzību;
- vadības sanāksmju, lēmumu un uzdevumu dokumentēšana, kā arī uzdevumu izpildes uzskaites uzturēšana;
- atbalsta sniegšana vadības komandai operatīvajā darbā, nodrošinot vienmērīgu koordināciju starp iekšējām komandām, precīzus administratīvos datus un kvalitatīvi sagatavotus materiālus;
- standarta jaunu investīciju iespēju sagatavošana, izmantojot veidnes un komandas sniegtos ieteikumus;
- atbalsts Mārketinga komandai, iepriekš apstiprināta standarta satura publicēšanā sociālajos tīklos (publicēšana, plānošana, pamata formatēšana);
- komandējumu organizēšana, tostarp ceļojumu rezervācija un loģistikas koordinēšana;
- rēķinu un čeku apkopošana, strukturēšanu grāmatvedības vajadzībām;
- pamata personāla administrēšanas atbalsta sniegšanu (standarta dokumenti, amata apraksti, parakstīšana), kā arī komandas pasākumu organizēšanu;
- ikdienas biroja darbības nodrošināšana, tostarp biroja procedūru uzturēšana, preču un pakalpojumu pasūtīšana, kā arī pasta un sūtījumu koordinēšana.
- Organize and maintain company documentation, including electronic and physical filing systems, document flow and registers (contracts, letters, orders, etc.)
- Prepare and coordinate standard company documents for management and the board; ensure correct versions, attachments and archiving
- Coordinate document signing processes, follow deadlines, and track status
- Record management meetings, document decisions and tasks, and maintain task execution records
- Support the management team in executing standard operational processes, ensuring smooth coordination between internal teams, accurate admin data, and well-prepared materials
- Prepare standard new investment opportunities using templates and input from the team
- Support the marketing team with publishing pre-approved standard content on social media (posting/scheduling/basic formatting)
- Organize business trips, including travel reservations and logistics coordination
- Compile and structure invoices and receipts for accounting
- Provide basic HR administration support (standard documents, job descriptions, signing) and organizing team events
- Ensure daily office operations, including office procedures, ordering goods and services, and coordinating mail and shipments
No Jums sagaidām:
We expect from you:
- vismaz 3 gadu pieredzi administratīvā amatā, piemēram, administratīvā vadītāja/-as vai vadības asistenta/-es amatā;
- augstāko izglītību uzņēmējdarbības vadībā, administrācijā, tiesību zinātnēs vai līdzīgā jomā;
- teicamas latviešu un angļu valodas zināšanas saziņai ar sadarbības partneriem ārvalstīs;
- pieredzi lietvedībā un labu izpratni par iekšējo dokumentu apriti;
- labas prasmes darbā ar MS Office, Google Workspace, Slack; uzdevumu pārvaldības rīkiem (Jira, Asana, ClickUp); pieredzi ar mākslīgā intelekta asistentiem vai LLM rīkiem tiks uzskatīta par priekšrocību;
- izcilas organizatoriskās prasmes un spēju vienlaikus pārvaldīt vairākus procesus;
- profesionālas komunikācijas prasmes saziņā ar vadību, partneriem un darbiniekiem.
- At least 3 years of experience in an administrative role, such as an Administrative Manager or Executive Assistant
- Higher education in business management, administration, law or a similar field
- Excellent knowledge of Latvian and English for communication with cooperation partners abroad
- Experience in record keeping and a solid understanding of internal document flow
- Solid user of MS Office, Google Workspace, Slack, task management tools (Jira, Asana, ClickUp), AI assistants or LLM tools will be considered as an advantage
- Excellent organizational skills and the ability to manage multiple processes simultaneously
- The ability to build and maintain professional communication with management, partners and employees
- Accuracy, a high sense of responsibility and a proactive attitude towards work
Uzņēmums piedāvā:
Company offers:
- atalgojumu EUR 2000 – 2500 bruto mēnesī atkarība no pieredzes un prasmēm;
- sniegumā balstītu bonusu sistēmu;
- veselības apdrošināšanu pēc pārbaudes laika;
- elastīgu darba laiku un attālinātā darba iespējas reizi nedēļā;
- mūsdienīgu fintech biroju un darba apstākļus Rīgā, Skanstes City;
- izaugsmes un profesionālas attīstības iespējas augošā fintech uzņēmumā Eiropā;
- profesionālu un draudzīgu vadību un komandu;
- iespēju uzlabot uzņēmuma procesus;
- darbam nepieciešamo aprīkojumu.
- Salary EUR 2000 – 2500 gross, depending on experience and competencies
- A performance-based bonus system
- Health insurance after the probationary period
- Flexible working hours with the opportunity to work remotely one day per week
- Modern fintech office and working conditions with a workplace in Riga, Skanste City
- Growth and professional development opportunities in the growing European fintech industry
- Professional and friendly management and the team
- Opportunity to participate in improving company processes
- Necessary work equipment
Lai pieteiktos, CV lūdzam sūtīt sadaļā Pieteikties!
To apply, please send your CV in section Pieteikties!
Piesakot savu kandidatūru amata konkursam, jūsu dati būs pilnīgi konfidenciāli un tiks nodoti tikai konkursa rīkotājam. Nosūtot savu CV un piesakoties konkursam uz izsludināto vakanci, potenciālais darbinieks (datu subjekts) saskaņā ar fizisko personu datu aizsardzību regulējošajiem tiesību aktiem piekrīt iesniegto personas datu glabāšanai SIA "WorkingDay Latvia" datu bāzē. Datu glabāšanas mērķis – datu izmantošana un apstrāde personāla atlases vajadzībām dažādos personāla atlases konkursos. Savu piekrišanu datu apstrādei potenciālais darbinieks var atsaukt rakstveidā.
When applying for a vacancy, your data will be kept strictly confidential and will be transferred only to the potential employer who has announced the vacancy. By sending your CV and applying for the vacancy, the potential employee (data subject) agrees to store the submitted personal data in the database of SIA “WorkingDay Latvia” in accordance with laws regulating personal data protection. The purpose of data storage is the use and processing of data for recruitment purposes in various recruitment vacancies. The potential employee is entitled to withdraw his/her consent in writing.
You can obtain additional information by contacting Inese Trankale
Phone: +371 28792343
E-mail: inese.trankale@workingday.lv
You can obtain additional information by contacting Inese Trankale
Phone: +371 28792343
E-mail: inese.trankale@workingday.lv
WorkingDay Latvia
Reg. No. 40003793545
Terbatas Street 53-10, Riga, LV-1011
WorkingDay Latvia
Reg. No. 40003793545
Terbatas Street 53-10, Riga, LV-1011
Lai pieteiktos, CV lūdzam sūtīt sadaļā Pieteikties!
To apply, please send your CV in section Pieteikties!
You can obtain additional information by contacting Inese Trankale
Phone: +371 28792343
E-mail: inese.trankale@workingday.lv
WorkingDay Latvia
Reģ. Nr. 40003793545
Tērbatas iela 53-10, Rīga, LV-1011
You can obtain more information by contacting Inese Trankale
Phone: +371 28792343
E-mail: inese.trankale@workingday.lv
WorkingDay Latvia
Reg. No. 40003793545
Terbatas Street 53-10, Riga, LV-1011