Deleģēt pilnvaras — vai tas nozīmē uzticēties?
Deleģēšana ir viena no svarīgākajām vadītāja iemaņām, un kā lielākā daļa vadītāju, iespējams, tu esi izlaidis nodarbību, kurā visas šīs iemaņas tika trenētas. Iespējams, tu cīnies, lai varētu visu kontrolēt, nelokāmi ticot (tu maldies), ka neviens cits attiecīgo darbu nepaveiks tik labi kā tu pats. Vai arī tev ir tāda sajūta, ka tev vienkārši nav laika pilnvaru deleģēšanai un vienkāršāk ir visu padarīt pašam.
Vai deleģēt pilnvaras nozīmē uzticēties? Kā to labāk paveikt? Lielākā prasme deleģējot ir atrast zelta vidusceļu starp pilnīgu atteikšanos no pienākuma un starp iejaukšanos deleģēto darbu veikšanā.
Definīcija
Deleģēšana ir atbildības un autoritātes uzticēšana kādu noteiktu darbību veikšanai vai specifiska mērķa sasniegšanai. Vienkāršāk izsakoties — tas ir kāds darbs vai daļa no darba, kura veikšana ietilpst tavos pienākumos, bet nav vajadzības to pilnībā veikt tev pašam, un tu to uztici citiem cilvēkiem. Tas nav tas pats, kas likt kādam darīt to, par ko viņš nav atbildīgs. Deleģēšanai jābūt drīzāk pozitīvai (piemēram, darbinieku attīstības vārdā) nekā negatīvai (kāda darba, kurš tev nepatīk, nodošana citam).
Pastāv vairāki deleģēšanas līmeņi
Tu vari deleģēt darbu, nedeleģējot atbildību un/vai pilnvaras. Ja tu deleģē tikai daļu darba, joprojām vari būt atbildīgs par iznākumu. Tu saņem uzslavu, ja darbs ir paveikts nevainojami, bet, ja deleģēšana būs izrādījusies neveiksmīga, tev vajadzēs uzklausīt nopēlumu.
Tu vari deleģēt arī atbildību un visas ar to saistītās pilnvaras, atstājot veicamo pienākumu pilnā darbinieka pārziņā. Šādā gadījumā vajadzētu nevis pilnībā atteikties no veicamā pienākuma, bet nodrošināt precīzu līdzsvaru starp interesi, atbalstu un motivāciju no vienas puses un iejaukšanos vai nevērību no otras.
Efektīva deleģēšana:
- atbrīvo vadītāja laiku;
- palīdz vadītājam izvirzīt savā darbā pareizās prioritātes;
- palīdz vadītājam celt savu darbinieku potenciālu;
- motivē darbiniekus, jo viņiem vadība uztic atbildīgākus un sarežģītākus pienākumus;
- kalpo par labu personāla attīstības metodi, paplašinot iemaņu spektru katrā komandas loceklī;
- palīdz plānot rezultātus, apzinot savu darbinieku patieso potenciālu, dažādos uzņēmuma līmeņos.
Izteiktu trūkumu deleģēšanai nav, bet tev vajadzētu atcerēties:
deleģēšana prasa laiku un ir vajadzīgs ievērojams ieguldījums un personīga līdzdalība no vadītāju puses;
pastāv zināms risks — darbinieki daļēji atslogo tevi no darbiem, bet par rezultātiem tik un tā ir jāatbild tev;
sakarā ar sarežģījumiem uzņēmuma personāla politikā tev uzņēmumā var nebūt atbilstošu resursu, laika vai darbinieku kompetences, lai uzņemtos papildu pienākumus.
- Esi konsekvents
Uzdod sev jautājumu, vai uzdevums, kurš tiek deleģēts, ir unikāls vai arī tas ir daļa no kopējās darbinieku attīstības un iemaņu celšanas stratēģijas. Vai tas ļauj darbiniekiem apzināties darāmā darba rezultātu, un vai tas uzlabo mikroklimatu komandā.
Konsultējoties ar savu vadību un padotajiem, tev jāizstrādā atbildības robežas, kuras ļaus taviem darbiniekiem:
- pieņemt lēmumu patstāvīgi — nekonsultējoties ar tevi;
- pieņemt lēmumu un pēc tam atskaitīties tev;
- pieņemt lēmumu tikai pēc konsultācijas ar tevi.
Neskaidrības atbildības robežu jomā ir biežs iemesls nekārtībai un juceklim uzņēmumā.
- Identificē deleģējamo uzdevumu
Skaidri apzinies, kas ir tas, ko tu vēlies deleģēt. Pajautā sev, kas ir galarezultāts skaitļu vai personāla attīstības izteiksmē un ko vēlies sasniegt deleģējot; lieto to par atskaites punktu, pieņemot lēmumu — ko tieši deleģēt.
Labāk deleģē visus pienākumus kopumā nekā atsevišķas darbu drumstalas. Ja darbinieks pilnībā kontrolē visu procesu, viņš vienmēr būs gandarītāks par padarīto, tas kalpo par papildu stimulu personāla attīstībā un palīdz darbiniekam pilnīgāk izprast darāmā darba kopainu.
- Uzskaiti deleģēšanas priekšrocības
Rūpīgi pārdomā, kādus tieši ieguvumus sniegs deleģēšana. Apzinies, kā tas palīdzēs
- tev,
- darbiniekam, kuram tu deleģē darbu,
- komandai,
- nodaļai,
- firmai,
- klientiem.
Ja tev pašam būs pilnībā skaidras visas vai vismaz daļa no priekšrocībām, tev būs daudz vieglāk pārdot ideju par šā darba deleģēšanas nepieciešamību un saņemt deleģēšanas apstiprinājumu.
No otras puses, mēģini izvairīties no iespējamām problēmām:
- Kas notiks, ja kaut kas noies greizi?
- Kāds ir pats ļaunākais scenārijs komandai, firmai, klientam?
- Kāda negatīva ietekme no šā uzdevuma var būt uz pašu darbinieku?
- Cik lielā mērā tev pašam jāatbalsta process?
- Izvēlies darbinieku
Izvēloties darbinieku, kuram deleģēt kādu pienākumu, atmet aizspriedumus un domā radoši. Ar svaigu skatienu izvērtē un rūpīgi izanalizē, kāds ir deleģējamais darbs, kādas iemaņas un īpašības ir vajadzīgas, lai darbinieks sekmīgi paveiktu uzdevumu. Pajautā sev, vai tu vēlies, lai tas būtu
- uzticams un ar lielu pieredzi,
- spējīgs uzņemties risku un ātri sasnieg rezultātus,
- cilvēks, kuram tas būs labs izaicinājums,
- tas, kas vienkārši absorbēs jauno uzdevumu ikdienas darbu krāvumā un uztvers to kā rutīnu.
- Apspried deleģēto uzdevumu
Deleģēšana vislabāk darbojas tad, ja darbinieks, kurš uzņemas jauno pienākumu, pilnībā saprot, kas no viņa tiek sagaidīts. Tikai tad viņš var būt entuziasma pilns un sākt darbu ar augstu motivācijas pakāpi.
Šis process dažkārt var prasīt ārkārtīgi detalizētu iedziļināšanos. Ja tu deleģē atskaišu rakstīšanu, tev var nākties skaidrot, kādā stilā informācija jānodod, argumentus un tēzes, kuras vēlies atspoguļot, un pat norādīt nepieciešamo lappušu skaitu.
Atvēli laiku, lai apsēstos un izskaidrotu darbiniekam, kas īsti viņam jāpaveic, kad tam jābūt paveiktam, kādi resursi tam vajadzīgi un kāds rezultāts no tā visa tiek sagaidīts.
Pārdod priekšrocības. Paskaidro, ko tieši no tā iegūs darbinieks, un pārliecinies, vai viņš to darīs ar prieku. Rūpīgi izdibini darbinieka domas vai bažas un, izvirzot mērķus, ņem tās vērā. Atceries, darbinieks ir pieradis teikt «nē», un, ja viņš tā dara, tev nevajadzētu to mēģināt pavērst pret viņu pašu.
- Nosaki laiku un esi pretimnākošs
Atvēli pietiekami daudz laika. Vienojies par tikšanās laikiem, lai salīdzinātu rezultātus ar plānoto apspriedes visa procesa garumā.
Atceries, ka tu nevis vienkārši nokrauj darbu nastu uz saviem padotajiem, bet gan sadarbojies ar viņiem, lai būtu pārliecināts, ka viņi spēs paveikt uzdevumus, kurus tu viņiem esi uzticējis. Ja taviem padotajiem ir radušās problēmas vai viņiem ir vajadzīga palīdzība, esi atvērts konsultācijām un padomu sniegšanai.
- Izstrādā atbilstošu atbildības un autoritātes līmeni
Ja tu deleģē kādu darbu, kuram nāk līdzi papildu autoritāte, pārliecinies, ka darbinieks uzņemsies tavu pienākumu kopā ar tā veikšanai vajadzīgo varu un ka pārējie komandas locekļi to apzinās. Ja deleģētā aktivitāte sevī ietver arī citas nodaļas, pārliecinies, ka ikviens darbinieks pilnībā ir informēts un saprot, kas notiek, kāpēc un ar kā atļauju.
- Ļauj tam notikt
Darbinieks, kurš uzņemas deleģēto pienākumu, ir arī tiesīgs lemt, kā darbs būtu pareizāk jāveic. Atceries, ka tu esi tikai deleģējis uzdevumu — nenosaki, kā tieši tam jābūt paveiktam. Kolīdz esi nodrošinājis darbinieku ar vajadzīgajiem resursiem, neiejaucies, bet, ja nepieciešams, esi pieejams un atsaucīgs.
- Pārskati un izvērtē
Kad darbs paveikts, pieprasi atskaiti, lai pārliecinātos par tā kvalitāti. Izvērtē ieguvumus no diviem aspektiem — darba veikums un personāla attīstība. Konstruktīvi atklāj katru kļūdu un visu, kas nākamreiz varētu būt paveikts labāk, atzīmē — savai zināšanai un arī darbiniekam, kurš veica darbu.
Avots: TvNet.lv
Autors: Māris Silinieks, «WorkingDay Latvia»